De la conveniencia al control: Repensando la contratación pública en la era de los marketplaces

La comodidad de la compra con un solo clic ya está disponible en las adquisiciones del sector público. Las entidades están comprando miles de millones de dólares en suministros cotidianos a través de las mismas plataformas comerciales que la gente usa para comprar en línea desde casa.

Esta adquisición rutinaria es vital para asegurar que los servicios críticos proporcionados por las entidades locales sigan funcionando, pero hay cada vez más pruebas de que las compras ultracómodas conllevan costes ocultos para los departamentos gubernamentales. 

El reciente informe del Instituto para la Autosuficiencia Local (ILSR), ‘Convirtiendo el dinero público en ganancias para Amazon’, encontró que las compras gubernamentales en Amazon se han cuadruplicado desde 2016. Argumenta que el creciente papel de Amazon Business en las compras rutinarias del sector público ha elevado los costes generales, reducido la transparencia y erosionado la competencia al eclipsar a proveedores independientes de mejor rendimiento y más responsables.

Aunque los hallazgos del ILSR se centran en Amazon Business, señalan un problema estructural más amplio en la contratación pública. Las plataformas de adquisición están destinadas a ayudar a cumplir los principios de valor, transparencia y rendición de cuentas al gastar el dinero de los contribuyentes. Pero muchas siguen siendo lentas, fragmentadas y difíciles de usar para las compras cotidianas.

Sin embargo, cuando las plataformas de compra ultrarrápidas se convierten en el canal predeterminado para el gasto público rutinario, comienzan a funcionar como sistemas de adquisición de facto, pero sin las salvaguardias que requiere la contratación pública.

Cómo la comodidad desplazó a la disciplina

Para reducir la carga administrativa del personal en transacciones rutinarias y de bajo riesgo, se introdujeron las tarjetas de compra (P-cards) y las reglas de compra por debajo del umbral, y han sido una práctica estándar para la mayoría de las entidades desde la década de 1990. Estos programas se limitaron deliberadamente con valores de transacción restringidos, tenían restricciones de categoría y requisitos de auditoría, y exigían la escalada a procesos competitivos por encima de los umbrales definidos.

Estas reglas no han cambiado, pero el auge de los mercados en línea centrados en la comodidad, como Amazon Business, ha modificado su funcionamiento en la práctica, según el ILSR. Lo que antes requería navegar por múltiples proveedores y procesos ahora puede ocurrir con un solo clic, lo que se convierte en un hábito recurrente. 

Al condensar la búsqueda de proveedores, la comparación de precios y el pago en una única interfaz, estas plataformas limitan la intencionalidad con la que los departamentos de adquisiciones pueden abordar su estrategia de compra. Estas plataformas controlan sus propios mecanismos de búsqueda, clasificación y precios para optimizar los resultados de sus propios modelos de negocio. Con el tiempo, esto ha llevado a que un mayor gasto en adquisiciones se canalice a través de algoritmos que no siempre se alinean con los principios de gobernanza requeridos por los gobiernos locales.

Más preocupante es el hallazgo de que muchas de estas transacciones no están detalladas ni son visibles en los libros de contabilidad de las entidades. Muchas entidades carecen de los datos necesarios para identificar patrones de gasto o para detectar oportunidades de que las compras rutinarias se adquieran al por mayor y/o a menor coste a través de proveedores locales o contratos competitivos. En las cuentas de muchas entidades, las compras solo aparecen en los extractos con el propio mercado (por ejemplo, Amazon) como proveedor registrado, en lugar de mostrar qué artículo se compró o el proveedor real.

Los compradores individuales del sector público pueden estar técnicamente cumpliendo con los límites de transacción y las restricciones de categoría, pero sin informes detallados, las entidades han perdido la capacidad de ejercer una supervisión estratégica. Esto es ahora un problema importante debido a la magnitud del gasto que se canaliza a través de estas plataformas. La plataforma Amazon Business obtuvo 2.200 millones de dólares en ingresos del sector público en 2023.

El impacto en las entidades

Como resultado, las entidades están experimentando ahora precios dinámicos, competencia debilitada, auditabilidad limitada y menos opciones de proveedores.

Exposición a auditorías y cumplimiento

Cuando grandes volúmenes de compras fluyen a través de tarjetas de compra y plataformas comerciales cerradas, los equipos ejecutivos tienen rastros de auditoría limitados y poca capacidad para demostrar una adquisición legal y competitiva.

En Oklahoma, por ejemplo, las compras con tarjeta P-card en Amazon crecieron casi diez veces entre 2010 y 2017, según el análisis del ILSR, superando las 80.000 transacciones anuales. Este volumen, distribuido en múltiples tarjetas, puede dificultar la provisión de un rastro de auditoría claro que capture toda la información requerida sobre las compras. La centralización de las compras a través de una única cuenta en 2019 redujo el gasto de Oklahoma State en Amazon en un 75%.

Pérdida de control de precios y previsibilidad presupuestaria 

La fijación dinámica de precios y la selección opaca de proveedores dificultan que los líderes financieros pronostiquen los costos y gestionen los presupuestos a largo plazo de manera eficaz.

El ILSR descubrió, por ejemplo, que para los 100 productos más solicitados, Amazon cobraba precios que variaban en más del 130 % para productos idénticos, lo que significa que algunas entidades pagaban más del doble que otras, a veces experimentando aumentos significativos de precios el mismo día.

‍Falta de competencia

A medida que los mercados ultraconvenientes se convierten en la opción predeterminada para las adquisiciones de alta frecuencia y gran volumen, las entidades terminan comprando siempre a los mismos proveedores, ya que son "impulsados" por los algoritmos del mercado. Esto limita la diversidad de proveedores y reduce la competencia.

La falta de competencia debilita la disciplina de precios y reduce la resiliencia en las cadenas de suministro, lo que dificulta que las entidades demuestren una buena relación calidad-precio. Cuando el público o los funcionarios electos preguntan adónde va el dinero público, carecer de visibilidad detallada del gasto no es una posición defendible. Esto también significa que es mucho más difícil para las entidades rastrear el gasto que están reinvirtiendo en su economía local y ser intencionales al gastar en proveedores locales. 

Restableciendo la transparencia en el gasto rutinario

Cualquier alternativa viable debe partir de una realidad simple: las entidades no pueden permitirse una contratación lenta.

Los algoritmos en sí mismos no son necesariamente el problema. Pero requieren salvaguardias e incentivos explícitos que alineen la experiencia de compra con las responsabilidades de las entidades. Las clasificaciones de búsqueda, las opciones de compra "predeterminadas" y la fijación dinámica de precios pueden ser racionales para un minorista, pero son características de la plataforma y pueden cambiar sin previo aviso.

En cambio, una plataforma de contratación del sector público debe tratar la gobernanza y la rendición de cuentas como un requisito de diseño, no como una limitación, para satisfacer adecuadamente las necesidades de las entidades. Esto no tiene por qué ir en detrimento de un proceso de compra conveniente, pero esta conveniencia debe ser el resultado de mercados construidos intencionalmente que sigan la gobernanza. 

Las plataformas deben ofrecer compras rutinarias rápidas y convenientes, además de —y no a expensas de— la competencia, la transparencia y la rendición de cuentas. Este es el modelo que Civic Marketplace está construyendo con sus socios.

La ventaja de Civic Marketplace

Civic Marketplace puede apoyar a las entidades con contratos cooperativos adjudicados competitivamente, catálogos de múltiples proveedores para las categorías de compra más recurrentes, con precios fijos y estándares de servicio.

Centrada en facilitar las compras a proveedores locales y regionales, la plataforma también ayuda a las empresas locales con capacitación e incorporación para que puedan vender a las entidades.

Civic Marketplace se asegura de que usted tenga el control en cada paso del proceso de contratación y le brinda a su equipo una visión clara de cada cotización y cada decisión, todo en un solo lugar.

La Alianza para la Innovación colabora con Civic Marketplace para hacer que la contratación pública sea más rápida, inteligente y económica. Civic Marketplace le ofrece una forma práctica de encontrar y acceder a los contratos cooperativos de AFI dentro de un mercado diseñado para gobiernos locales, con precios fijos, verificación de proveedores y gobernanza incorporada.

Por ejemplo, la AFI de Baterías, Energía, Iluminación y Soluciones permite a las entidades adquirir productos esenciales de baterías y energía de alta demanda de franquicias de tiendas Batteries Plus de propiedad local en todo el país. Su lista de precios fija y transparente ofrece ahorros de hasta el 45% sobre el precio de lista y permite a las entidades comprar en tiendas locales para mantener el gasto circulando en la comunidad.

Si su entidad aún no es miembro de la AFI, puede obtener más información sobre la membresía aquí.