Una mejor forma de comprar: Lo que Civic Marketplace 2.0 hace posible

Los gobiernos locales están bajo más presión que nunca. Los presupuestos son más ajustados, la financiación federal se está retirando, y cada gerente municipal y director de adquisiciones con el que hablo les pide lo mismo a sus responsables de decisiones de compra: encontrar ahorros y hacer más con menos.

El problema es que esos mismos responsables de la toma de decisiones ya están sobrecargados. Apagan fuegos todos los días, persiguen contratos, navegan por listas de proveedores fragmentadas, gestionan el cumplimiento, cuando lo que deberían estar haciendo es generar valor estratégico para sus comunidades.

Esa es la realidad para la que construimos Civic Marketplace 2.0.

Este lanzamiento surgió de escuchar a las entidades y cooperativas con las que trabajamos. Socios como la Ciudad de Denton, la Ciudad de Brownsville, la Ciudad de Dallas, la Autoridad de Servicios Municipales de Michigan, TXShare y el Consejo de Gobiernos del Centro-Norte de Texas, COGWORKS y el Consejo de Gobiernos del Este de Texas han sido verdaderos codiseñadores de lo que esta plataforma ha llegado a ser. Esta plataforma es tanto suya como nuestra.

Lo que escuchamos, una y otra vez desde el principio, fue que el descubrimiento por sí solo no es suficiente. La plataforma original ofrecía a los profesionales de adquisiciones un lugar para encontrar contratos cooperativos y explorar proveedores. Eso era importante. Pero lo que realmente necesitan es algo que los lleve desde el descubrimiento hasta la adjudicación, más rápido, de forma más conforme a la normativa y con mucho menos esfuerzo manual. Ese cambio de la exploración inicial a la ejecución completa del flujo de trabajo es la esencia fundamental de la versión 2.0.

La plataforma se asienta sobre tres pilares. Primero, una biblioteca compartida de contratos cooperativos, adjudicados competitivamente por ciudades, condados, cooperativas líderes y otras entidades públicas, para que los equipos de adquisiciones no empiecen de cero cada vez. Segundo, Quick Quotes y Bake Off: una forma rápida y auditable de recopilar y comparar propuestas de proveedores en un solo lugar, con la documentación para demostrar que se hizo correctamente. Tercero, el fomento de empresas locales, dando a los proveedores más pequeños y de propiedad local visibilidad real sobre oportunidades a las que antes les costaba acceder, y ofreciendo a las entidades una vía conforme a la normativa para gastar dentro de sus propias comunidades. 

Juntos, estos tres pilares se unen en la plataforma para ofrecer resultados increíbles. Recientemente trabajamos con una entidad que evaluaba 118 propuestas, un proceso que habría tardado seis meses. Lo redujimos a semanas, una reducción de más del 90% en el tiempo del ciclo de vida de las adquisiciones, desde la cotización hasta la adjudicación. Cuando se eliminan meses de carga administrativa del año de un oficial de adquisiciones, se les devuelve algo: el espacio para realizar un trabajo estratégico. Para pensar en cómo sus decisiones de compra fortalecen la economía local, apoyan a las empresas históricamente subutilizadas y hacen avanzar a su ciudad.

Y la versión 2.0 es solo un paso en nuestro camino.

El problema del que oímos hablar constantemente es la fragmentación: proveedores fragmentados, contratos fragmentados, datos fragmentados. Civic Marketplace está diseñado para ser el tejido conectivo que estandariza todo eso, dando a cada entidad pública un único lugar de confianza para gestionar todo el flujo de trabajo de adquisiciones. En un futuro cercano, eso incluirá IA agéntica que gestionará de forma autónoma la recopilación rutinaria de presupuestos y las comprobaciones de cumplimiento, liberando a los profesionales de adquisiciones para que se centren en las decisiones que solo ellos pueden tomar.

El video a continuación le muestra lo que la nueva plataforma puede hacer. Lo que está viendo es un paso en un viaje mucho más largo hacia un futuro donde la carga administrativa de las adquisiciones públicas esté en gran medida automatizada y el cumplimiento esté integrado desde el principio.