Abastecimiento para la temporada de tormentas: Antes, durante y después

Entre 1980 y 2024, hubo 403 “eventos de desastre de mil millones de dólares” (ajustados por inflación) en EE. UU., según el análisis de la Administración Nacional Oceánica y Atmosférica. Más de la mitad de estos eventos fueron tormentas severas —es decir, vientos superiores a 50 nudos, con granizo grande o un tornado— con un costo promedio de 2.5 mil millones de dólares por tormenta.

Los gobiernos locales se encuentran en la primera línea de estos eventos. Cuando las tormentas golpean, la calidad de la respuesta está, por supuesto, determinada por la preparación y planificación de emergencias, y la preparación para las adquisiciones desempeña un papel fundamental. 

Esto es lo que los equipos de adquisiciones y los responsables de la toma de decisiones de compra deben saber para prepararse antes de una tormenta, activarse durante el evento y gestionar las consecuencias, con enlaces a contratos cooperativos que están listos para usarse ahora, sin necesidad de emitir ninguna RFP.

Antes: Verifique los sistemas, contratos y proveedores en los que confiará

La fase "antes" es donde los gobiernos locales tienen el mayor control. Aún puede probar sistemas, confirmar proveedores, aclarar la autoridad y eliminar la incertidumbre del proceso de respuesta.

Una revisión útil previa a la tormenta debe comenzar con los servicios que probablemente serán más necesarios bajo presión. Las agencias deben verificar si sistemas de drenaje han sido inspeccionados, si sirenas exteriores y herramientas de alerta funcionan, si los generadores y sistemas de alimentación ininterrumpida (SAI) han recibido mantenimiento. Además de verificar la infraestructura física, los equipos deben asegurarse de que exista un plan de continuidad de operaciones (COOP), sistemas de cartografía para el despacho de emergencias estén listos, y si el personal de primera respuesta tiene el equipo y material que necesitan.

Los equipos de adquisiciones y los responsables de la toma de decisiones de compra pueden apoyar la planificación previa a la tormenta mapeando cada requisito operativo a una ruta de compra disponible. 

Para cada necesidad crítica, los equipos de adquisiciones deberían poder responder a cuatro preguntas: 

• ¿Existe un contrato activo? 
• ¿El alcance coincide con la posible necesidad de emergencia? 
• ¿Se ha identificado e informado al proveedor? 
• ¿El departamento operativo sabe cómo acceder a él?

Durante: Mantener la respuesta ágil y conforme a la normativa

Cuando azota una tormenta, el enfoque se traslada a una ejecución rápida y eficiente. Los responsables de la toma de decisiones de compra deben confirmar las necesidades de los departamentos, utilizando contratos preestablecidos cuando sea posible, contactando a los proveedores de inmediato y documentando las decisiones a medida que se toman.

El primer paso es establecer un único punto de coordinación de compras. Durante condiciones meteorológicas adversas, pueden llegar simultáneamente múltiples solicitudes de compra urgentes y diferentes. Y cuanto más grande sea la ciudad, más complejo se vuelve esto. Si se cuenta con un equipo de adquisiciones dedicado, es posible que los departamentos de obras públicas, gestión de emergencias, policía, bomberos, servicios públicos, instalaciones, parques, comunicaciones y finanzas necesiten realizar compras urgentes al mismo tiempo.

Sin un proceso centralizado de recepción, las agencias corren el riesgo de duplicar pedidos, tener aprobaciones poco claras, perder comunicaciones con proveedores o realizar compras fuera del canal correcto. El departamento de adquisiciones debe estar representado en un centro de operaciones de emergencia o tener un responsable designado conectado a él.

En términos prácticos, los equipos de adquisiciones deben clasificar las solicitudes en necesidades de respuesta inmediata y necesidades de continuidad.

• Las necesidades de respuesta inmediata podrían incluir barricadas para accidentes de tráfico, iluminación de emergencia, baterías, soporte de despacho, o servicios de traducción o transcripción automática para operaciones del 9-1-1.
• Las necesidades de continuidad podrían incluir generadores, reservas de combustible y reparaciones de emergencia que mantienen operativos los sitios críticos.

Cuando haya contratos cooperativos disponibles, estos deberían ser la vía predeterminada. Permiten a las agencias actuar rápidamente al apoyarse en un proceso de adquisición que ya ha sido licitado y verificado.

Durante el evento, la tarea práctica es hacer coincidir la necesidad con el contrato y proveedor adecuados, y luego emitir órdenes de trabajo claras, órdenes de compra o autorizaciones de trabajo. La clave es la especificidad; los proveedores necesitan saber: 

• Exactamente qué producto o servicio se solicita
• Dónde presentarse
• Quién es el contacto operativo
• Qué restricciones de seguridad o acceso existen
• Qué documentación deben proporcionar

Si no hay un contrato preestablecido disponible, las adquisiciones aún deben mantener el cumplimiento en la medida en que las condiciones lo permitan. FEMA señala que los gobiernos locales y otras entidades no estatales que utilizan fondos federales deben seguir las normas federales de adquisición aplicables y sus propios procedimientos de adquisición escritos. Cuando las normas locales, estatales y federales difieran, las agencias deben seguir la norma que permita el cumplimiento de todas las capas aplicables.

FEMA también reconoce que circunstancias de emergencia o apremiantes pueden justificar una adquisición no competitiva cuando se requiere una acción inmediata y un proceso competitivo retrasaría la respuesta, pero la justificación debe documentarse. 

Durante todo el evento, el departamento de adquisiciones debe mantener un registro de respuesta en vivo. Este debe hacer un seguimiento de las solicitudes, aprobaciones, proveedores contactados, contratos utilizados, órdenes de compra emitidas, trabajo realizado, costos, estado de entrega y problemas pendientes. Ese registro apoya la coordinación interna en el momento y protege a la agencia más tarde cuando los equipos de finanzas, legal, auditores o reembolsos necesiten reconstruir lo sucedido.

Después: Pasar de la respuesta de emergencia a la recuperación controlada

Una vez que el peligro inmediato ha pasado, queda más trabajo por hacer. Los gobiernos locales necesitan reabrir carreteras, retirar escombros, evaluar daños, restaurar servicios críticos, reparar bienes públicos y mantener a los residentes informados de la manera más eficiente posible.

Para los responsables de las decisiones de compra, el desafío es apoyar ese trabajo rápidamente, al tiempo que se aborda la carga administrativa de garantizar la documentación y la supervisión necesarias para el cumplimiento, la auditoría y el posible reembolso.

El primer paso es separar las necesidades urgentes de recuperación del trabajo de reparación a largo plazo. Retirada de escombros, tala de árboles, vallado, reparación de semáforos, y la obtención de suministros de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) puede que deban realizarse rápidamente. Otros trabajos pueden requerir un alcance, inspección, presupuesto o proceso competitivo más formal una vez que haya pasado la situación de emergencia.

La fase «posterior» es también el momento de decidir qué debe volver a licitarse, prorrogarse o (si es necesario) transformarse en un contrato a largo plazo. Los equipos de adquisiciones deben verificar los límites del contrato, las fechas de vencimiento, los precios, los seguros, las fianzas, el alcance, las cláusulas federales cuando corresponda y cualquier requisito local o estatal.

Un sólido proceso de adquisición posterior a la tormenta ayuda a los equipos operativos a recuperarse rápidamente y crea un registro claro de lo sucedido para proteger la posición de cumplimiento de la agencia. El objetivo es asegurar que la agencia pueda demostrar por qué se necesitaba el trabajo, por qué se utilizó un proveedor, qué se entregó, cuánto costó y cómo la decisión cumplió con las normas establecidas.

¿Puede su equipo acceder a servicios críticos sin demora? ¿Sabe cada departamento a quién llamar primero? ¿Están ya en marcha los proveedores, los contratos, los responsables de la toma de decisiones de respaldo y los planes de recuperación?