Adquisiciones digitales para municipios de Texas: uso de contratos cooperativos en Civic Marketplace

Los municipios de Texas pueden comprar a través de contratos cooperativos en línea en Civic Marketplace, la plataforma de adquisiciones que aloja los Contratos Cooperativos TXShare del Consejo de Gobiernos de Texas Centro-Norte (NCTCOG). Las agencias no pagan nada por comprar a través de los contratos de TXShare.

El Consejo de Gobiernos de Texas Oriental (ETCOG) también eligió a Civic Marketplace como la plataforma tecnológica para COGWORKS, su programa de compras cooperativas. Ciudades de Texas como Denton y Brownsville se han asociado con Civic Marketplace para compartir sus propios contratos adjudicados mediante licitación competitiva.

Entendemos el verdadero problema para un comprador de una ciudad o condado. Encontrar un contrato que cubra la compra es solo la mitad del trabajo. La otra mitad consiste en demostrar, en el expediente, que la entidad tenía la autoridad para utilizarlo y que la adjudicación fue sólida.

Por qué la ley de Texas permite que una ciudad compre mediante un contrato cooperativo

Dos estatutos de Texas hacen el trabajo, y Civic Marketplace reproduce ambos en su página de estatutos estatales de Texas.

El Capítulo 791 del Código de Gobierno de Texas es la Ley de Cooperación Interlocal. La Sección 791.025 permite que un gobierno local, incluido un consejo de gobiernos, acuerde con otro gobierno local o con el estado la compra de bienes y servicios.

El inciso (c) establece entonces que un gobierno local que compra bienes y servicios bajo esa sección "satisface el requisito del gobierno local de buscar licitaciones competitivas para la compra de dichos bienes y servicios".

La Sección 271.102 del Código de Gobierno Local de Texas cubre directamente los programas de compras cooperativas. Un gobierno local puede participar en un programa de compras cooperativas con otro gobierno local o con una organización cooperativa local, en Texas o en otro estado.

Bajo el inciso (c), un gobierno local que compra bienes o servicios bajo estas disposiciones de compras cooperativas satisface cualquier ley estatal que requiera buscar licitaciones competitivas para la compra.

En términos sencillos, una ciudad de Texas que compra a través de un contrato cooperativo elegible no está omitiendo la competencia. Se basa en el proceso competitivo que la agencia líder ya llevó a cabo. Los estatutos no reemplazan sus propios estatutos ni las condiciones de las subvenciones, por lo que cada compra aún necesita sus propias verificaciones.

Cómo funciona TXShare en Civic Marketplace

TXShare es el programa de compras cooperativas de NCTCOG. El sitio del programa TXShare establece que sus miembros tienen acceso a la plataforma Civic Marketplace para crear un perfil de adquisiciones y buscar los servicios y productos que TXShare ha adjudicado.

La membresía de TXShare es gratuita y no requiere renovaciones. Unirse requiere tres pasos: una entidad ejecuta un Acuerdo Interlocal (ILA), envía por correo electrónico la copia firmada a TXShare y recibe el acuerdo totalmente ejecutado de vuelta por correo electrónico. El tiempo de respuesta típico de TXShare para un ILA ejecutado es de un día hábil, y la entidad puede comenzar a utilizar los contratos de TXShare tan pronto como se devuelva el acuerdo.

Los contratos de TXShare se rigen por el Capítulo 791 y el 2 CFR 200, la Guía Uniforme federal. Los compradores también pueden encontrar empresas históricamente subutilizadas (HUB) y proveedores locales.

El uso de los contratos no le cuesta nada al comprador, y los proveedores pagan una tarifa mínima para compensar el costo de administración del programa.

Un acuerdo, una cartera más amplia

NCTCOG/TXShare y la Alliance for Innovation (AFI) han firmado un acuerdo de reciprocidad mutua. Una agencia miembro de cualquiera de las redes puede utilizar la cartera combinada de cientos de contratos de ambas redes, sin necesidad de otro ILA. Los contratos abarcan tecnología, infraestructura, seguridad pública, agua y servicios públicos, y servicios profesionales.

Antes del acuerdo, el uso entre redes requería un ILA por separado con cada agencia líder, lo que añadía semanas o meses a los plazos de adquisición. Con él, una entidad que ya posee una membresía de TXShare tiene a su alcance más contratos adjudicados mediante licitación competitiva.

Basta con tener una membresía activa en cualquiera de las dos redes. Busque el contrato, realice las comprobaciones que se indican a continuación y, a continuación, póngase en contacto con el proveedor con el número de contrato para emitir una orden de compra.

Un contrato de TXShare en uso: Obras Públicas de Dallas

En el Departamento de Obras Públicas de la Ciudad de Dallas, el gerente del programa realizaba el seguimiento de los proyectos en papel hasta que el departamento utilizó un contrato cooperativo de TXShare para contratar a Power QV, una empresa de software de seguimiento de proyectos. Tras el cambio, el procesamiento de pagos a contratistas se redujo de 30 a 10 días.

COGWORKS y los compradores del este de Texas

COGWORKS es el programa de compras cooperativas de ETCOG, que presta servicio a una región de catorce condados del este de Texas. En abril de 2026, ETCOG eligió a Civic Marketplace para impulsar COGWORKS. La adjudicación cubre la visibilidad de los contratos y la incorporación de proveedores, entre otros servicios de apoyo, sin costo alguno para las agencias miembros.

ETCOG se propuso fortalecer COGWORKS para que los contratos cooperativos sean más fáciles de encontrar y utilizar para las entidades del este de Texas. "COGWORKS permite a los participantes beneficiarse del poder de compra colectivo y de la experiencia compartida en adquisiciones a través de un programa que conocen y en el que confían", afirmó David Cleveland, director ejecutivo de ETCOG.

Gracias a la membresía existente de ETCOG en TXShare, todas las agencias participantes de COGWORKS obtienen acceso a la cartera completa de contratos de AFI sin costo adicional y sin necesidad de un ILA adicional.

Ciudades de Texas que comparten sus propios contratos en Civic Marketplace

Los contratos cooperativos no provienen solo de los consejos de gobiernos. Las ciudades de Texas que ya han realizado licitaciones competitivas pueden compartir los resultados con otras entidades públicas.

• Ciudad de Denton: Denton se asoció con Civic Marketplace y AFI para poner más de 220 de sus contratos adjudicados mediante licitación a disposición de entidades de todo el país. Sus categorías abarcan desde flotas e instalaciones hasta seguridad pública y servicios públicos.
• Ciudad de Brownsville: Brownsville se asoció con Civic Marketplace y AFI para poner sus contratos cooperativos adjudicados mediante licitación a disposición de entidades públicas que cumplan los requisitos en todo Estados Unidos a través de la plataforma.

La gerente de compras de Denton, Lori Hewell, explica que los contratos cooperativos se solicitan y adjudican de forma competitiva cumpliendo con las normas de contratación del sector público, "lo que permite a las agencias aprovechar los contratos existentes sin tener que emitir sus propias licitaciones".

Para un comprador de otra ciudad de Texas, un contrato adjudicado por Denton o Brownsville puede cubrir su necesidad, ya que el trabajo de licitación ya se ha realizado.

Desde la necesidad de abastecimiento hasta la adjudicación en Civic Marketplace

Civic Marketplace también se basa en los pasos que sigue un comprador público para realizar una adquisición. El flujo de trabajo consta de cuatro pasos:

1. Publique su necesidad de abastecimiento. Comparta qué está comprando y cuándo lo necesita.

2. Invite a proveedores. Utilice el directorio de proveedores o deje que el equipo de Civic Marketplace le ayude con la difusión y el seguimiento.

3. Compare respuestas lado a lado. La vista de comparación muestra presupuestos, archivos adjuntos e información del proveedor en un mismo lugar, para que pueda hacer preguntas y mantener todo organizado.

4.  Adjudique y exporte. Seleccione al proveedor y luego descargue los archivos del contrato.

La plataforma es gratuita para las agencias e incluye la documentación y las decisiones necesarias para que la compra esté lista para auditoría.

Civic Marketplace también ha completado un examen SOC 2 Tipo II, una auditoría independiente realizada de acuerdo con los Criterios de Servicios de Confianza del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA).

Verificaciones que debe realizar antes de usar cualquier contrato cooperativo

Un contrato cooperativo que es válido para la agencia líder aún debe adaptarse a su compra. La política modelo de Civic Marketplace para el uso de cooperativas establece cuándo una agencia debe utilizar un contrato cooperativo y qué debe tener en cuenta:

5. Competencia. El contrato fue licitado de forma competitiva de una manera que cumple con los estándares de su organización.

6. Precio y condiciones. Se considera que los precios y las condiciones, incluidos los cronogramas de entrega, son iguales o mejores que los que su entidad podría obtener por su cuenta.

7. Proveedores locales y diversos. El uso de la cooperativa no disminuye las oportunidades para proveedores locales o diversos más allá de lo que implicaría una licitación interna.

8. Autoridad local. Su estatuto y código autorizan la participación en compras intergubernamentales, sujeto a los umbrales de aprobación de su consejo o junta directiva.

9. Fondos federales. Cuando se utilizan fondos federales, la compra incluye todas las cláusulas requeridas por el 2 CFR 200.

10. El expediente. Toda la documentación y las aprobaciones requeridas están completas.

Antes de emitir una orden de compra bajo un contrato cooperativo, la política modelo exige que el departamento solicitante complete una lista de verificación de diligencia debida y la archive en el registro oficial de adquisiciones. Esta cubre el método de licitación, la validez del contrato (el plazo está vigente y su entidad figura como participante elegible), la razonabilidad del precio, el desempeño del proveedor, los objetivos socioeconómicos, la revisión legal y el financiamiento.

La misma política enumera ejemplos de cooperativas que utilizan las agencias, incluyendo TXShare, Texas BuyBoard, The Interlocal Purchasing System (TIPS) y el Departamento de Recursos de Información de Texas (DIR). Independientemente del programa que posea el contrato, estas verificaciones siguen siendo las mismas.