Optimización del seguimiento de proyectos en el Departamento de Obras Públicas de la Ciudad de Dallas a través de un Contrato Cooperativo TXShare, mejorando la eficiencia en un 67% y ahorrando cientos de horas de tiempo del personal

Durante años, el Gerente de Programa del Departamento de Obras Públicas de la Ciudad de Dallas, Chris Lutz, gestionaba los proyectos a la antigua usanza: en papel. 

“Cada mes tenía una pila de papel de 18 pulgadas, dos pies de alto, en mi escritorio que tenía que revisar para la introducción de datos, la revisión de errores matemáticos, la revisión de errores ortográficos, la revisión de café derramado en los documentos. Eso ocupaba gran parte de mi mes”, dijo.

El seguimiento manual era lento. A veces, provocaba disputas por trabajos no documentados que requerían largas investigaciones. Lutz solo podía dar una estimación cuando se le pedían actualizaciones de plazos y presupuestos. Además, tardaban hasta un mes en pagar a los contratistas. 

El departamento necesitaba una forma mejor de gestionar y seguir los proyectos y digitalizarse, y lo necesitaba rápido. Normalmente, encontrar un contratista que ayudara al departamento a resolver sus problemas de seguimiento de proyectos sería un proceso largo y complejo. Afortunadamente, Dallas pudo adjudicar a un proveedor eficiente y eficaz con la ayuda de TXShare, el programa de compras cooperativas del Consejo de Gobiernos del Centro-Norte de Texas.

Encontrar fácilmente al proveedor adecuado

Dallas utilizó el contrato TXShare para contratar a Power QV, una empresa de software de seguimiento de proyectos que permite a la ciudad, a los contratistas principales y a los subcontratistas colaborar y seguir el progreso y los presupuestos en tiempo real en un único lugar centralizado. Es el único sistema de seguimiento de proyectos creado específicamente para el sector público que permite a todas las partes implicadas acceder y colaborar en el seguimiento de proyectos, lo que da como resultado informes de gran precisión.

Esto resultó en:

• Un aumento del 67% en la eficiencia: Reducción del tiempo promedio de procesamiento de pagos a contratistas de 30 días a solo 10 días; de 720 horas a 240 horas, gracias al acceso rápido a datos críticos, 
• Optimización de la facturación, la presupuestación y el acceso a la información.
• Rendición de cuentas del contratista, asegurando que se cumplan los objetivos del proyecto y los estándares de seguridad.
• Menos culpas gracias a registros claros y fácilmente recuperables.

“Ahora puedo sacar mi teléfono, en cualquier parte del mundo, y ver exactamente dónde estoy en términos de dinero en cada proyecto individual, no solo el total del contrato, así que ha sido genial para mí”, dijo Lutz. “Mi esposa te dirá que salvó mi matrimonio porque no he tenido que dormir en la oficina en cinco años”.

Al adquirir contratos TXShare pre-aprobados en Civic Marketplace, ciudades como Dallas pueden reducir drásticamente tanto el tiempo como el costo del proceso de adquisición tradicional y conectar con los proveedores que necesitan para poder centrarse en lo que mejor saben hacer.

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Un contrato cooperativo TXShare ofrece un camino hacia la simplicidad

Reconociendo la oportunidad de crear una solución para sus agencias miembro, TXShare, desarrolló un contrato para resolver este problema común que a menudo enfrentan los departamentos de obras públicas, asegurando el 100% de cumplimiento legal y las mejores prácticas de adquisición. Al hacerlo, las agencias pueden avanzar rápidamente en el proceso de adquisición, ahorrando meses de tiempo. 

Adjudicación a través de contratos TXShare:

• Alivia las cargas administrativas
• Ofrece a gobiernos como el de Dallas acceso rápido a contratos de calidad y proveedores cualificados
• Reduce el tiempo y el costo de recibir servicios y productos
• Ofrece tarifas de precios por volumen competitivas
• Garantiza una prestación de servicios de alta calidad 
• 100% de cumplimiento legal 

El contrato TXShare utilizado por la Ciudad de Dallas está disponible en Civic Marketplace, tu aliado en el proceso de compra. Para obtener más información, agenda una consulta.