Ciudad de Lake Stevens Gestiona la IA en la Sombra y Automatiza las Solicitudes de Información Pública con Darwin AI

Como una de las ciudades de más rápido crecimiento del estado de Washington, Lake Stevens actuó con prontitud para abordar los riesgos de la IA en la sombra y las herramientas generativas no gobernadas en todos los departamentos de la ciudad. En 2025, la ciudad se asoció con Darwin AI para implementar Darwin Govern, estableciendo una plataforma centralizada de visibilidad de IA y aplicación de políticas, y comenzó a probar Darwin LaunchPad para automatizar su flujo de trabajo administrativo más intensivo en recursos: las solicitudes de divulgación pública.

La ciudad de Lake Stevens atiende a una comunidad en rápido crecimiento en el condado de Snohomish, Washington. Con un personal municipal pequeño pero ágil, la dirección reconoció que las herramientas de IA ya estaban en uso activo en todos los departamentos, pero sin ningún inventario, marco de políticas o rastro de auditoría. Se seleccionó a Darwin para estructurar ese entorno antes de que generara riesgos regulatorios o de reputación.

Resultados e impacto

Resultados iniciales

• Visibilidad completa de la IA en la sombra lograda a los pocos días de la implementación
• Inventario de IA dinámico y marco de políticas establecidos, alineados con los requisitos de registros públicos del estado de Washington y el marco de gestión de riesgos de IA del NIST
• Marco de clasificación de tres niveles (Autorizado / Sandbox / No autorizado) aplicado al uso de herramientas de IA de la ciudad
• Automatización de solicitudes de divulgación pública en desarrollo activo a través de Darwin LaunchPad

Impacto operativo

• Personal con flujos de trabajo de IA estructurados y gobernados que mejoran el funcionamiento de la ciudad sin aumentar el riesgo
• Riesgo de adopción de IA reducido mediante barandillas aplicadas, disminuyendo la probabilidad de exposición de datos sensibles o incidentes de confianza pública
• La ciudad espera automatizar las etapas iniciales de las respuestas a las solicitudes de divulgación pública, amplificando el impacto de su equipo de registros públicos

El desafío

Como la mayoría de las agencias públicas, el personal de Lake Stevens ya había comenzado a utilizar herramientas de IA para trabajar de manera más eficiente, pero esa adopción estaba ocurriendo de forma orgánica, sin supervisión, políticas o ningún mecanismo para garantizar el cumplimiento de las leyes de registros públicos de Washington.

Según la Ley de Registros Públicos de Washington, cualquier registro generado por o utilizando herramientas de IA puede estar sujeto a divulgación, lo que significa que la ciudad necesitaba la capacidad de recuperar, auditar y exportar entradas y salidas de IA bajo demanda.

Al mismo tiempo, las solicitudes de divulgación pública se habían convertido en una de las funciones administrativas más intensivas en recursos de la ciudad. Con seis de 140 empleados dedicados al trabajo de Solicitudes de Divulgación Pública (PDR), la dirección buscaba una solución que pudiera reducir esa carga sin sacrificar la precisión, el cumplimiento legal o la rendición de cuentas pública.

“De mis 140 empleados, 6 de ellos trabajan completamente en solicitudes de divulgación pública. Es un gran problema para nosotros y muy costoso. Mi plataforma ideal de IA para solicitudes de divulgación pública leería la solicitud, la entendería, accedería a mis bases de datos, extraería los datos, los redactaría, y mi secretario se despertaría por la mañana con una solución al 80%. Lo bueno es que, con Launchpad de Darwin, estamos construyendo eso.— Exalcalde Brett Gailey, Ciudad de Lake Stevens

La solución

Darwin AI fue seleccionada porque es la única plataforma de gobernanza de IA y flujo de trabajo agéntico construida exclusivamente para gobiernos estatales y locales. “Darwin es a la IA lo que McAfee es a la seguridad de tu internet. Ayuda al personal a entender que tienen barandillas en su uso de la IA dentro de una organización. Ahora mismo, con el producto Darwin, podemos ver la IA autorizada, no autorizada y en la sombra. Eso nos permite saber dónde estamos”, dijo el exalcalde de la ciudad de Lake Stevens, Brett Gailey. A diferencia de los productos de seguridad empresarial reposicionados, la plataforma de Darwin es nativa de los flujos de trabajo, los marcos regulatorios y los estándares de rendición de cuentas que definen las operaciones del sector público.

Darwin Govern

Darwin Govern proporciona a Lake Stevens un plano de control de IA centralizado. Identifica todas las herramientas de IA en uso en todos los departamentos, clasifica cada herramienta según un marco de riesgo de tres niveles (Autorizado / Entorno de pruebas / No autorizado) y aplica automáticamente las políticas propias de la ciudad. La plataforma genera un inventario de IA dinámico y un registro de auditoría que cumple con las obligaciones de registros públicos del estado de Washington y se alinea con el marco de gestión de riesgos de IA del NIST y el estándar de la Coalición GovAI.

Darwin LaunchPad

Darwin LaunchPad se está utilizando para construir un flujo de trabajo autónomo y regulado para las respuestas a solicitudes de divulgación pública. El flujo de trabajo está diseñado para leer una solicitud entrante, identificar y extraer datos relevantes, aplicar lógica de redacción y entregar un paquete de respuesta completo al 80% al personal a la mañana siguiente, reduciendo drásticamente el esfuerzo manual actualmente necesario.

Ambos productos operan dentro de la misma estructura de gobernanza, lo que significa que cada flujo de trabajo creado en LaunchPad hereda automáticamente las políticas de Govern de la ciudad.

Implementación

La implementación comenzó con la evaluación de descubrimiento de IA en la sombra sin costo de Darwin, que reveló la huella real de herramientas de IA de la ciudad antes de que se requiriera cualquier compromiso presupuestario. A continuación, se realizó el despliegue de Darwin Govern, estableciéndose rápidamente el marco de clasificación de IA y la estructura de políticas de la ciudad. Los flujos de trabajo de Darwin LaunchPad se están desarrollando en estrecha colaboración con el equipo de éxito del cliente de Darwin, incluyendo la participación in situ con la dirección de Darwin.

Por qué esto es replicable

La situación de Lake Stevens no es única: una ciudad en crecimiento, personal reducido, alto volumen de PDR y una fuerza laboral activa en IA que opera sin gobernanza. Cientos de gobiernos locales se enfrentan a la misma combinación de riesgos. El contrato cooperativo TXShare significa que cualquier agencia elegible puede seguir la misma ruta de adquisición que utilizó Lake Stevens, sin duplicar el proceso de licitación competitiva.