Ir al supermercado con un chef: Cómo Fairview encontró orientación experta para su transición de ERP

Después de casi dos décadas utilizando el mismo sistema ERP heredado, el municipio de Fairview, Texas, se enfrentó a un desafío de alto riesgo: reemplazar un sistema profundamente arraigado que afecta a múltiples departamentos sin interrumpir las operaciones ni abrumar a su equipo reducido.

Fairview recurrió a Civic Marketplace para identificar contratos cooperativos que se alinearan con las necesidades de modernización del ERP del municipio. A través de la plataforma, el personal pudo evaluar las opciones de contrato disponibles, comparar proveedores cualificados e identificar la opción adecuada para el proyecto. El municipio finalmente seleccionó a Sciens Consulting, un proveedor adjudicado por TXShare con experiencia en el apoyo a comunidades de tamaño similar y una solución con precios competitivos. El acuerdo fue aprobado por el Consejo Municipal esta primavera.

A partir de este verano, Sciens dedicará varios cientos de horas a entrevistar al personal del municipio, revisar los procesos existentes y elaborar una evaluación exhaustiva de las necesidades. El personal del municipio estima que esta asociación con Sciens Consulting ahorrará más de 1.000 horas de tiempo interno, desde la evaluación de necesidades hasta la implementación, al tiempo que garantizará que el municipio invierta finalmente en un sistema que cumpla con sus requisitos, sin módulos innecesarios ni costes inflados.

Resultados e Impacto:

Los procesos existentes guían la selección del producto

• Sciens involucra a los usuarios finales de todos los departamentos para mapear los flujos de trabajo reales, la capacidad del personal y los puntos débiles
• Los sistemas actuales dependen en gran medida de hojas de cálculo; ingeniería, inspección de edificios y cuentas por pagar no se integran eficazmente
• Con el personal utilizando el mismo sistema heredado durante casi dos décadas, el amplio conocimiento de proveedores de Sciens cubre una brecha crítica

La experiencia independiente ahorra un tiempo considerable

• Sciens gestiona más de 1.000 horas de adecuación de necesidades, demostraciones de proveedores y negociaciones de precios
• Fairview gestiona las adquisiciones por departamento; esta asociación ahorra tiempo al personal en toda la organización, no solo en finanzas
• La implementación por fases, módulo a módulo, protege a un equipo reducido de verse abrumado

Confianza en una inversión multimillonaria

• Los sistemas ERP son compromisos a largo plazo y de alto riesgo; la orientación imparcial del proveedor va más allá de los argumentos de venta
• Sciens ofrece un análisis honesto de las ventajas y desventajas y expectativas realistas, no solo recomendaciones de productos
• Muchas comunidades buscan un sistema "unicornio"; Sciens ayuda a Fairview a encontrar la mejor opción, no el mejor argumento de venta

El Desafío:

El municipio de Fairview, una comunidad de 11.000 habitantes en el área metropolitana del noreste de Dallas-Fort Worth, ha dependido de su sistema ERP heredado durante casi dos décadas. A medida que los sistemas adyacentes han evolucionado, el municipio descubrió que varias funciones clave –incluidas la ingeniería, la inspección de edificios y las cuentas por pagar– ya no se comunicaban eficazmente con la plataforma heredada. El personal también depende en gran medida de hojas de cálculo para salvar las deficiencias de funcionalidad.  

Partes de su sistema heredado nunca se implementaron por completo, y los desafíos de la interfaz del sistema requieren el mantenimiento manual de dos sistemas, lo que resulta en la incapacidad de procesar pagos en línea a través de su sistema ERP. 

La gran mayoría de los municipios adquieren e implementan transiciones de ERP de forma independiente. Con menos de 100 empleados en sus diez departamentos, Fairview sabía que gestionar un proceso completo de adquisición de ERP internamente sobrecargaría su capacidad. Esta capacidad también la tuvieron en cuenta al considerar la implementación. La ciudad depende de un pequeño proveedor de TI contratado, y le preocupaba que la implementación fuera una tarea demasiado grande sin la ayuda de un consultor asesor. 

Fairview necesitaba un socio que pudiera:

• Ofrecer orientación independiente sin vínculos con ningún proveedor de ERP
• Realizar una evaluación de necesidades
• Desarrollar un presupuesto realista y un plan de implementación
• Liderar la RFP y el proceso de selección de proveedores
• Apoyar un proceso de implementación de varios años

La solución:

En lugar de empezar de cero, Fairview aprovechó su acuerdo interlocal TxShare para acceder a contratos cooperativos ya disponibles en Civic Marketplace —ya legalmente verificados y listos para la adquisición—, eliminando la necesidad de iniciar una nueva RFP desde cero. 

Civic Marketplace ofrece a los municipios un proceso neutral para evaluar a los postulantes. "Civic Marketplace nos llevó a una excelente posición con los finalistas. Estábamos bien preparados para evaluar las propuestas." - Steven Ventura, Director Financiero, Ciudad de Fairview. 

Cinco empresas presentaron propuestas para la consideración de Fairview. Fairview seleccionó a Sciens Consulting basándose en su amplia experiencia, precio y enfoque. Sciens Consulting actuará como asesor independiente en este proceso, ya que no está afiliada a ningún proveedor de ERP. 

El personal de Fairview confía en que este proceso les ayudará a crear eficiencias en sus procesos financieros, a aprovechar el potencial de los módulos de productos en el mercado para reducir errores, y a ofrecer análisis enriquecidos. Se prevé que un resultado tangible de la implementación de un sistema ERP sea el cierre financiero del mes anterior de forma más rápida, y la provisión de información de pronóstico de alto nivel a los miembros del Consejo. El personal confía en que negociarán el mejor precio para su futura solución de software con la información de Sciens. 

“[Este proceso] ha cambiado mi perspectiva; es muy intimidante lo involucrado que es esto. Las entrevistas de la semana pasada nos abrieron los ojos a las posibilidades que existen, pero necesitamos trabajar de manera realista dentro de nuestras posibilidades... Cuando lleguemos a las demostraciones, habrá muchas promesas. [Después de este proceso], haremos mejores preguntas." - Steven Ventura

Implementación e inversión:

El trabajo de Sciens Consulting con Fairview comenzó esta primavera – un contrato de ocho fases que incorpora una evaluación de necesidades, selección de sistema y eventual implementación. 

• Más de 1.000 horas contratadas que serán completadas por Sciens, liberando una cantidad considerable de tiempo para los empleados de Fairview
• Inversión de 47.440 $ para las fases iniciales 1-5 (descubrimiento, revisión de procesos, evaluación de necesidades, estimación presupuestaria) a realizarse este año
• Inversión total de 202.840 $ a lo largo de varios años a través de la adquisición e implementación.

Conozca más sobre Sciens Consulting y su contrato cooperativo de servicios de consultoría de planificación de recursos empresariales (ERP) TXShare aquí.