Cómo los Departamentos del Estado de Nueva York redujeron los costos de viajes y gastos hasta en un 30% con ExpenseAnywhere

Las agencias gubernamentales operan bajo algunos de los requisitos de gastos de viaje y representación más rigurosos de EE. UU. Cada solicitud de reembolso, autorización de viaje y transacción con tarjeta corporativa debe cumplir con requisitos de política detallados, manteniendo la transparencia y la rendición de cuentas de los fondos públicos.

La relación de ExpenseAnywhere con el Estado de Nueva York comenzó en 2008, cuando el Departamento de Transporte contrató a Virtual Communications Inc. –la empresa matriz de ExpenseAnywhere– para la instalación y configuración de un sistema de P-Card. La Oficina de Servicios Generales le siguió poco después, firmando un contrato de software a nivel estatal ese mismo año. Para 2010, la Comisión de Servicio Público también se había unido. 

Durante los años siguientes, la relación con el DOT se profundizó hasta convertirse en una dependencia operativa central. Las renovaciones anuales de licencias están documentadas continuamente desde 2015 hasta al menos 2021, cubriendo el sistema completo de gestión de gastos y P-Card de ExpenseAnywhere. La implementación finalmente se expandió a través de múltiples agencias del Estado de Nueva York —incluyendo el Departamento de Salud, la Oficina del Fiscal General y la Oficina de Servicios Generales—, así como a varios laboratorios nacionales del Departamento de Energía de EE. UU.

Resultados e Impacto

Resultados Iniciales

En todos los departamentos participantes del Estado de Nueva York y las agencias federales de EE. UU., ExpenseAnywhere generó mejoras operativas y financieras medibles:

• Reducción del 15 al 30% en los costos generales de gastos de viaje y representación , a través de una mejor visibilidad, aplicación de políticas y eficiencia de procesos.
• Reducción del 40 al 60% en el esfuerzo de procesamiento manual, liberando a los equipos financieros y administrativos de las actividades rutinarias de entrada de datos y revisión de cumplimiento.
• Ciclos de reembolso reducidos de semanas a días, mejorando significativamente la experiencia del empleado y reduciendo los retrasos administrativos.
• Tasas de cumplimiento de políticas del 90 al 95% , logradas mediante la aplicación automatizada de las políticas de gastos de viaje y representación de la agencia.
• Tasas de adopción por parte de los usuarios del 85 al 95% en todas las organizaciones implementadas.

La durabilidad de estos resultados se refleja en el propio registro de adquisiciones. El Departamento de Transporte renovó su licencia de ExpenseAnywhere cada año durante al menos seis años consecutivos como una plataforma operativa mantenida activamente, a diferencia de un sistema heredado mantenido con soporte vital.

Resultados Operativos

• Autorización de viaje automatizada y los flujos de trabajo de aprobación redujeron los retrasos antes de que se realizara el viaje.
• La conciliación integrada de tarjetas corporativas agilizó la correspondencia de transacciones y redujo los requisitos de revisión administrativa.
• Los análisis en tiempo real mejoraron la visibilidad sobre el gasto en viajes, los presupuestos y el rendimiento del cumplimiento normativo en todos los departamentos.
• La integración fluida con el ERP permitió a las agencias modernizar la gestión de gastos sin reemplazar los sistemas financieros existentes.

El desafío: Gestión de viajes gubernamentales a gran escala

Las organizaciones del sector público deben equilibrar la eficiencia operativa con una estricta rendición de cuentas financiera. Los procesos de T&E a menudo implican múltiples aprobaciones, reglas de reembolso complejas, requisitos de auditoría y controles de políticas detallados.

Para muchas agencias del estado de Nueva York a mediados de la década de 2000, estos procesos seguían siendo en gran medida manuales. Los empleados dedicaban mucho tiempo a preparar informes, los gerentes revisaban las presentaciones manualmente y los equipos financieros eran responsables de la verificación de políticas, el procesamiento de reembolsos y las actividades de conciliación.

El resultado fue una sobrecarga administrativa, plazos de reembolso lentos y un mayor riesgo de incumplimiento. Las revisiones manuales creaban oportunidades para que se pasaran por alto las excepciones a las políticas, mientras que los sistemas fragmentados limitaban la visibilidad del gasto en viajes de toda la agencia.

A medida que aumentaban los volúmenes de viajes y los requisitos de informes se volvían más estrictos, las agencias necesitaban una solución capaz de automatizar todo el ciclo de vida de T&E, manteniendo al mismo tiempo un control total de las políticas y la auditabilidad.

La solución

En 2008, ExpenseAnywhere implementó una plataforma de automatización de T&E de extremo a extremo diseñada específicamente para los requisitos de las organizaciones gubernamentales. Comenzando con la instalación del sistema de tarjetas P en el Departamento de Transporte, la plataforma se configuró progresivamente para automatizar cada etapa del proceso de T&E.

‍A lo largo de los años, la plataforma ha evolucionado al ritmo de las tecnologías emergentes, incorporando el procesamiento de recibos impulsado por IA, análisis de gastos en tiempo real y capacidades de informes de gastos sin contacto, mientras continúa integrándose con los sistemas financieros que las agencias ya tenían implementados.

La plataforma automatiza cada etapa del proceso de T&E, incluyendo:

• Autorización previa al viaje y flujos de trabajo de aprobación.
• Aplicación automatizada de políticas alineada con las regulaciones de viajes federales y del estado de Nueva York.
• Informes de gastos y procesamiento de reembolsos.
• Captura y conciliación de transacciones de tarjetas corporativas.
• Análisis de gastos e informes presupuestarios en tiempo real.
• Integración con los sistemas ERP y de gestión financiera existentes.

Al aplicar controles consistentes a lo largo de todo el ciclo de vida de viajes y gastos, las agencias obtuvieron mayor visibilidad de la actividad de gasto, al tiempo que reducían el esfuerzo manual necesario para mantener el cumplimiento.

Replicabilidad para otras agencias

Los resultados obtenidos en los departamentos del estado de Nueva York y las agencias federales de EE. UU. demuestran la aplicabilidad más amplia de la automatización de viajes y gastos en todo el gobierno.

Cualquier organización que gestione grandes volúmenes de viajes de empleados, reembolsos, transacciones con tarjetas de compra y obligaciones de cumplimiento de políticas se enfrenta a los mismos desafíos operativos que aborda ExpenseAnywhere. 

Al automatizar todo el ciclo de vida de viajes y gastos, las agencias pueden reducir la carga administrativa, mejorar la experiencia de los empleados, fortalecer el rendimiento del cumplimiento y lograr ahorros de costos medibles sin reemplazar la infraestructura financiera existente.