Cómo la tecnología inteligente puede ayudar a las pequeñas ciudades a superar los retos de la contratación pública

Las ciudades pequeñas tienen grandes obstáculos que superar en cuanto a las adquisiciones. Con menos empleados, presupuestos más ajustados y menor poder adquisitivo, a los gobiernos pequeños les cuesta conseguir las mejores ofertas en bienes y servicios. Afortunadamente, la nueva tecnología busca facilitar las adquisiciones para los municipios más pequeños, de modo que puedan superar los desafíos de las adquisiciones y obtener mejores acuerdos para su comunidad. 

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Problemas de adquisición de las ciudades pequeñas

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Presupuestos más reducidos y falta de poder adquisitivo

Gun Barrel City, Texas, es una pequeña ciudad de 6.800 habitantes justo al este de Dallas. La ciudad no tiene impuesto sobre la propiedad y se mantiene únicamente con el impuesto sobre las ventas. El presupuesto total es de 5 millones de dólares. A modo de comparación, Angie Smith, gerente de Gun Barrel City, dijo que su presupuesto era de 4 millones de dólares solo para el Departamento de Parques y Recreación cuando trabajaba para un municipio más grande. 

Presupuestos aún más reducidos significan que las ciudades pequeñas tienen que ser cuidadosas con el gasto. Sin embargo, los gobiernos más pequeños a menudo terminan pagando más por bienes y servicios porque no compran el volumen suficiente para obtener descuentos por cantidad. En lugar de pavimentar una milla de carretera, Gun Barrel licitará menos de un cuarto de milla y luego pagará un precio muy alto por cada pie lineal.

“Estamos construyendo un centro comunitario, y lo veo constantemente: no tenemos el poder adquisitivo que tiene una ciudad grande”, dice Smith. 

Es difícil para las ciudades pequeñas que los contratistas se planteen siquiera realizar proyectos pequeños. 

La dificultad en las adquisiciones se extiende también a las compras diarias. Smith dice que usarán Amazon u otros minoristas y pagarán precios de venta al público por algunos bienes porque no pueden justificar la compra de la cantidad necesaria para obtener un descuento. "No necesitamos 10.000 koozies", dijo, "Necesitamos 1.000, y es más fácil comprarlos al por menor".

Falta de personal y brechas de habilidades

Además de la falta de poder adquisitivo, muchos gobiernos más pequeños no tienen equipos dedicados para manejar las complejidades de las adquisiciones. 

En la última ciudad donde trabajó Smith, había dos miembros del personal dedicados a las adquisiciones.

“Esa era su especialidad. Se aseguraban de que cumpliéramos las leyes de adquisición de Texas y las leyes federales de adquisición”, dijo Smith. “En una ciudad pequeña, no tienes a alguien tan versado en esas reglas porque son un todoterreno”.

Los trabajadores de las ciudades pequeñas son héroes multitarea que asumen diversos roles como un hombre orquesta. Gun Barrel tiene una sola persona en el equipo de finanzas, el tesorero, que gestiona todas las demás tareas financieras. Las adquisiciones no siempre son la máxima prioridad.

Diferentes miembros del personal colaboran en el proceso de compra donde pueden, pero sin que sea culpa suya, carecen de los conocimientos para gestionar las compras de la manera más eficaz posible. El personal podría no entender las normativas de cumplimiento o no tener claros los requisitos específicos de un proyecto. Smith dijo que en un momento dado tuvieron que enseñar a sus empleados cómo elaborar una Solicitud de Propuesta (RFP) formal, un componente clave del proceso de adquisición, y cómo evaluarla correctamente porque nadie del personal había hecho una antes. 

La falta de experiencia en adquisiciones puede ser intimidante, especialmente cuando las ciudades están obligadas a llevar a cabo procesos formales de RFP para compras más grandes. El incumplimiento podría provocar retrasos potenciales en los proyectos o problemas legales. 

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Software y herramientas insuficientes

Por último, los gobiernos pequeños no suelen tener acceso a software que podría facilitarles la vida. 

“Estamos gestionando un presupuesto municipal de 5 millones de dólares con un software diseñado para una pequeña o mediana empresa”, dijo Smith. “No podemos permitirnos un software más completo debido a los costes asociados al mantenimiento contractual anual. Simplemente nos las arreglamos.”

Esto significa que los miembros del personal que ya están haciendo malabares con múltiples tareas tienen que conformarse con tecnología que los ralentiza. 

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Cómo la nueva tecnología busca resolver los desafíos de adquisición de las pequeñas ciudades 

Civic Marketplace, una nueva plataforma de compras para el sector público, busca aliviar estas cargas para las pequeñas comunidades facilitando la búsqueda de contratos. 

Las pequeñas ciudades que no tienen experiencia en adquisiciones pueden buscar en la base de datos de Civic Marketplace para encontrar proveedores que se ajusten a las necesidades de sus proyectos. No tienen que preocuparse por las complejidades del cumplimiento porque los contratos ya están pre-aprobados y disponibles para su compra de inmediato. 

Por otro lado, las pequeñas ciudades también pueden dar más visibilidad a sus RFP publicándolas en la plataforma. En lugar de depender de conexiones locales o regionales, proveedores de todo el país pueden presentar ofertas para la RFP de una pequeña ciudad. Esto permite una mayor competencia, y las comunidades con presupuestos más ajustados pueden buscar la mejor oferta. 

Los gobiernos más pequeños también pueden realizar compras conjuntas de bienes a partir de contratos más grandes. La compra conjunta otorga a los gobiernos pequeños mayor poder adquisitivo y ofertas de descuentos por volumen. Smith fue una de las primeras en probar Civic Marketplace. Dijo que la función de compra conjunta podría ser el mayor beneficio potencial de la plataforma para comunidades como Gun Barrel. 

La plataforma también es gratuita para que los gobiernos se unan. 

Las pequeñas ciudades, aunque ágiles y expertas en la multitarea, a menudo están en desventaja en cuanto a las adquisiciones. Pero cuando están equipadas con las herramientas adecuadas, ahora tienen más poder para tomar decisiones de compra más inteligentes. El objetivo de Civic Marketplace es hacer esto posible. 

“Introduces lo que necesitas, puedes ver esos recursos, obtener esas ofertas según tus limitaciones, y empaquetarlo para conseguir la mejor oferta para la ciudad”, dijo Smith.

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Si quieres conseguir mejores ofertas para tu pequeña ciudad, prueba Civic Marketplace hoy mismo.