Define los objetivos, luego la estrategia de datos

Me inspiró profundamente el compromiso, el liderazgo intelectual y los conocimientos prácticos compartidos durante la sesión de NIGP VCON, La próxima era de la contratación pública: Aprovechando los datos para fortalecer el cumplimiento, la competencia y el impacto comunitario. Este blog es un esfuerzo para continuar esa conversación y destacar las oportunidades que se avecinan para nuestra profesión.

Al principio de nuestra sesión de NIGP VCon sobre datos y contratación, Marcheta Gillespie, Directora Ejecutiva de NIGP Consulting, hizo una pregunta sencilla a los panelistas: ¿Qué resulta especialmente difícil para su entidad hoy en día cuando se trata de acceder y analizar los datos a los que desearía poder acceder?

Las respuestas llegaron rápidamente. Datos fragmentados. Demasiadas plataformas. Todo es manual. No hay una base de datos para la contratación. Simplemente obtener acceso, y punto.

Estas no eran las respuestas de pequeñas oficinas con recursos limitados; eran profesionales experimentados en agencias de todo el país. Personas con certificaciones, experiencia en estrategia y años navegando entornos organizacionales complejos.

Así que dejemos de lado la idea de que esto es un problema de habilidades. No lo es. Lo que la gente describe es estructural. Y los estudios de caso que escuchamos de Chris Belasco, Director de Datos de la Ciudad de Pittsburgh, y Damian Espinoza, Comprador Senior de la Ciudad de Brownsville, mostraron cómo es trabajar para superarlo.

Para Pittsburgh, la seguridad fue el punto de partida

El camino de datos del equipo de Chris comenzó con la seguridad de los trabajadores. Específicamente, una métrica llamada tasa DART (días de ausencia, restringidos y transferidos), que rastrea las lesiones laborales graves por cada 100 empleados. Los gobiernos no están obligados a informar esto a la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), pero Pittsburgh decidió empezar a medirlo de todos modos.

La razón por la que eligieron la seguridad como punto de partida fue sencilla, explicó Chris. “Tú y yo podemos ver cómo hacemos nuestro trabajo de manera diferente. Podemos ver la priorización de manera diferente… Pero tú y yo, en última instancia, vamos a estar de acuerdo en que lo que tiene prioridad sobre cualquier otra cosa es la seguridad, ¿verdad? Todo el mundo quiere asegurarse de que ellos y sus compañeros de trabajo vuelvan a casa de la misma manera en que llegaron ese día.”

Ese valor compartido creó la seguridad psicológica para obtener datos honestos en la sala. El equipo construyó los informes por etapas: primero formularios en papel, luego Microsoft Forms, luego Power Automate conectado a Google Cloud y Looker Studio. Dentro del Departamento de Obras Públicas, observaron una reducción del 50% en los incidentes de seguridad.

Entonces sucedió algo interesante. El hábito de preguntar por qué – rastrear los problemas hasta su causa raíz en lugar de parchear el síntoma – comenzó a extenderse a otras partes de las operaciones de la ciudad. Cuando su equipo seguía encontrando problemas de calidad de datos que rompían los paneles, preguntaron por qué los datos no eran fiables en primer lugar y lo rastrearon hasta una brecha en su gobernanza de datos. Resolver esa brecha significó definir el problema con precisión y acudir a contratación para encontrar una solución – que es exactamente lo que hicieron, redactando una RFP centrada en el problema específico que habían descubierto. . 

Esas preguntas finalmente los llevaron a redactar una RFP, explicó Chris. “Trabajamos con el departamento de contratación para tomar el problema que habíamos encontrado, incorporar lenguaje en nuestra RFP que definiera el problema que estábamos tratando de resolver, y luego incluir eso en el alcance del trabajo para la solución que queríamos adquirir.”

La función de gobernanza de datos y contratación terminó contando la misma historia.

Brownsville comenzó con un problema recurrente para los proveedores

El equipo de Damian Espinoza en Brownsville seguía escuchando lo mismo de las empresas locales: hacer negocios con la ciudad era difícil, intimidante y no valía la pena el esfuerzo.

“Una vez que tienes esa conversación individual con ellos, empiezan a darse cuenta y a entender, como, oh, espera, esto no es tan malo. Esto no es tan aterrador como parece.” 

Esa observación se convirtió en la semilla de su programa First Quote. En lugar de esperar a que apareciera una solución tecnológica, el equipo de Damian preguntó: ¿qué problema estamos resolviendo realmente? La respuesta fueron dos cosas: ciclos de contratación lentos y baja participación de proveedores locales. 

El programa que construyeron aborda ambos aspectos. Los proveedores se inscriben, suben certificaciones y credenciales, y los departamentos pueden solicitar presupuestos directamente de un grupo local verificado. La contratación se agiliza. La participación de las empresas locales se rastrea y puede crecer con intención.

Las prioridades de la ciudad de Brownsville incluían explícitamente mantener a las empresas locales conectadas con el crecimiento de la ciudad. Eso le dio al equipo de adquisiciones un punto de partida real. Como dijo Damian: “Queremos asegurarnos de invitar a los proveedores a ser parte de ese crecimiento”.

Lo que las historias tienen en común

Ni Chris ni Damian empezaron construyendo una infraestructura de datos. Ambos identificaron un problema que importaba a la gente, generaron confianza con esas audiencias y luego dejaron que el trabajo con los datos siguiera.

Marcheta lo plantea así: mira el plan estratégico de tu entidad, y si no tienes un plan específico de adquisiciones, mira el plan más amplio de tu organización. “Eso debería ser revelador en cuanto a qué datos son importantes”.

La mayoría de los equipos de adquisiciones empiezan preguntando qué pueden medir. Tanto los equipos de Pittsburgh como los de Brownsville invirtieron ese enfoque. Primero, averigua qué intentas lograr —para tu comunidad, tus líderes, tus proveedores— y las preguntas sobre los datos surgirán de forma natural. [SEG 6] Algunas ideas para aplicar en tu trabajo:

Define tu propósito antes que tus métricas.

¿Qué busca lograr el área de adquisiciones para tu comunidad? ¿Qué cambio quieres ver? Que los KPI se desprendan de eso. Crea seguridad psicológica en torno a los datos.

Si la gente cree que los datos se usarán en su contra, los protegerá. Si creen que se usarán para resolver problemas que les importan, los compartirán. Pittsburgh lo hizo explícito con la seguridad; Brownsville lo hizo explícito con los proveedores. No esperes una infraestructura perfecta.

Como dijo Chris: “La gente tiene que averiguar por dónde empezar, y no pueden empezar en ningún otro lugar... que no sea donde están”. Una hoja de cálculo que rastree una métrica significativa, vinculada a algo que le importe a la dirección, es un verdadero punto de partida. Los profesionales de adquisiciones de esta comunidad son la interfaz entre los recursos públicos y los resultados públicos. Los datos son la forma en que ese trabajo se vuelve visible, defendible y mejorable. No necesitas una infraestructura perfecta para empezar a que tenga impacto.