Preparación para la temporada de tormentas: lecciones de los expertos

En nuestro seminario web "Adquisiciones para la Temporada de Tormentas: Planificar, Responder, Recuperar" el jueves 14 de mayo, facilitado por TXShare, escuchamos a profesionales de preparación para emergencias de gobiernos locales, quienes compartieron cómo abordar los desafíos operativos y de adquisición que presenta la temporada de tormentas. Nuestro panel contó con expertos con décadas de experiencia implementando sistemas de alerta en todo el país: William Whitson, Consultor Senior de Recuperación a Largo Plazo, Kerr Together; James Logan, Líder del Sector Hídrico, AEM OneRain; Steve Malers, Fundador y CEO de TriLynx Systems; y Brent Gambrel, VP/GM de Sistemas en Federal Signal Corporation.

Todos los ponentes enfatizaron un mensaje claro: una respuesta de emergencia bien preparada comienza con vías de adquisición claras, revisiones regulares del equipo, sistemas de alerta integrales y relaciones con proveedores establecidas con antelación.

Jugar a la ofensiva, no a la defensiva – el trabajo realizado antes de la tormenta

Craigan Johnson, Director de Adquisiciones del Consejo de Gobiernos del Centro-Norte de Texas, inauguró la sesión enmarcando las compras cooperativas como una herramienta práctica fundamental para la preparación ante emergencias. Durante – o en respuesta a – un desastre, las agencias no tienen tiempo para emitir una nueva solicitud de propuestas (RFP) y esperar meses a que se complete el contrato.

Como explicó Johnson, el objetivo es disponer de vías conformes antes de que se necesiten con urgencia: “No querrá estar considerando obtener presupuestos, emitir ofertas X, Y o Z durante una emergencia o inmediatamente después de un evento de emergencia. Utilice un contrato que esté fácilmente disponible y que cumpla con la normativa para ayudarle a usted y a sus ciudadanos.”

“El mejor trabajo en una emergencia se hace antes de la emergencia”, explicó William Whitson, Consultor Senior de Recuperación a Largo Plazo, Kerr Together. “Es difícil pensar en todo, pero es mucho mejor en una emergencia jugar a la ofensiva que a la defensiva… piense con antelación, porque es demasiado tarde cuando se encuentra en medio del desastre.”

Condado de Kerr: construyendo capacidad de alerta antes de la próxima temporada de campamentos

Whitson centró la discusión a través de la experiencia del condado de Kerr tras el desastre por inundación repentina del 4 de julio de 2025 en el centro de Texas.

En el momento del desastre, el condado de Kerr no tenía ningún sistema de alerta de inundaciones. En los meses siguientes, el condado tuvo que actuar rápidamente para construir una capacidad de alerta por capas antes de la próxima temporada de campamentos.

El plazo del condado para lograr esto fue inusualmente ajustado. Whitson atribuyó a las adquisiciones cooperativas el haber ayudado al condado de Kerr a pasar de no tener infraestructura de alerta de inundaciones a un sistema operativo en cuestión de meses. Gambrel, cuyo equipo en Federal Signal Corporation fue elegido como proveedor del sistema de alerta del condado de Kerr, dijo: “Si hubiéramos tenido que pasar por un proceso de RFP tradicional completo, estoy seguro de que no habríamos podido cumplir con algunos de los plazos que sí hemos podido cumplir.”

Whitson describió cómo el condado comenzó a instalar sirenas, infraestructura de comunicaciones y vías de datos diseñadas para alimentar un modelo predictivo con información sobre precipitaciones, caudal y clima. Explicó que querían asegurarse de poder recopilar e introducir datos sobre las condiciones de inundación de forma más rápida y precisa en un modelo predictivo que luego pueda notificar al público. Su sistema ahora utiliza una combinación de fibra, microondas y banda ancha de evolución a largo plazo (LTE) para mover datos de pluviómetros, medidores de caudal y meteorológicos a un modelo predictivo, con sirenas superpuestas para la alerta.

Asegúrese de que su sistema de alerta de tormentas sea un sistema integrado

James Logan, Responsable del Sector Hídrico, AEM OneRain, subrayó que la infraestructura de alerta solo es tan efectiva como el sistema que la conecta. Las agencias pueden tener pluviómetros, medidores de caudal, datos meteorológicos y herramientas de modelado, paneles de control y canales de alerta pública implementados, pero esos elementos deben funcionar de manera fiable en conjunto cuando las condiciones cambian rápidamente.

“La mayoría de las agencias tienen dificultades con la integración. Cuando se juntan las cosas, los tipos de problemas que pueden surgir cuando se tienen elementos distribuidos entre diferentes proveedores es que realmente no se sabe quién es el responsable de que funcione”, dijo Logan.

Las agencias deberían considerar planificar sistemas que puedan evolucionar con el tiempo, añadió Steve Malers, Fundador y CEO de TriLynx Systems . Los sistemas de alerta de inundaciones también pueden proporcionar una base de comunicación para recopilar y compartir otros datos ambientales. “La financiación inicial puede no incluir la implementación de características deseables, como balizas intermitentes en carreteras para cruces de bajo nivel de agua o cámaras”, dijo Malers. “Por lo tanto, es necesario planificar cómo se podrían añadir esas características en el futuro”.

Esa planificación es especialmente relevante a medida que más financiación federal y estatal esté disponible. Por ejemplo, el trabajo de implementación de la Ley del Senado 3 de la Junta de Desarrollo del Agua de Texas incluye directrices para sirenas de alerta de inundaciones repentinas, y la financiación relacionada de la Ley del Senado 5 asignó 50 millones de dólares para apoyar a las agencias en el establecimiento e implementación de sistemas de sirenas de alerta de inundaciones.

Desde una perspectiva de adquisición, explicó Logan, los contratos cooperativos de TXShare ayudan a garantizar que las ofertas de diferentes proveedores puedan integrarse desde la etapa de compra: “TXShare lo hace posible porque ya han trabajado con todos los proveedores con los que se trabaja, todos los procesos de contratación y todo lo demás, por lo que el proceso de adquisición es realmente fácil y las cosas pueden suceder rápidamente sin tener que pasar por mucha burocracia”.

Implemente redundancia y pruébela

La redundancia es una parte fundamental para asegurarse de que los sistemas de alerta, el personal y las comunicaciones estén listos para funcionar cuando las comunidades más los necesitan.

El panel animó a las agencias a identificar puntos únicos de fallo en sus sistemas y revisarlos regularmente. Eso puede incluir energía de respaldo, comunicaciones por satélite, radio terrestre, servidores redundantes, respaldo solar o vías de datos alternativas.

Brent Gambrel, VP/Gerente General de Sistemas de Federal Signal Corporation, señaló las pruebas rutinarias como una forma de hacer visibles esos riesgos en todos los equipos de la agencia. “Recomendamos dos capas diferentes de pruebas. La primera es el uso de una prueba silenciosa diaria. Esto es como tomar el pulso a su sistema. Estas son automatizadas y aseguran que las señales de radio analógicas o los canales de comunicación estén activos. El segundo paso sería realizar su prueba funcional mensual completa”.

Para Logan, una de las formas más claras de conseguir apoyo para financiar la redundancia en los sistemas es mostrar lo que ocurre cuando esta falta: “Cuando se pueden presentar ejemplos reales de dónde los fallos tuvieron un impacto negativo y dónde la redundancia habría resuelto el problema, o la adición de generadores, o las diferentes cosas que se pueden hacer para añadir resiliencia al sistema, cuando se pueden dar esos ejemplos del mundo real, entonces se les pregunta: ¿quieren que eso nos pase a nosotros?”.

Whitson estuvo de acuerdo. “Hay que mostrarles el porqué. ¿Quieres ser la persona que intentó ahorrar un 5% y luego vio cómo todo su sistema se caía cuando era realmente lo más urgente y se perdieron vidas? No creo que quiera estar en esa posición”.

Prepárese antes de la próxima tormenta

La preparación para la temporada de tormentas depende de decisiones tomadas mucho antes de que las condiciones se vuelvan urgentes. Esa labor puede ser compleja, especialmente cuando los plazos de financiación, los requisitos técnicos, los sistemas de comunicación y los cronogramas de seguridad pública se cruzan.

Pero, como enfatizaron los ponentes, la preparación no es una compra única. Es una disciplina operativa continua, construida a través de estrategias de planificación, pruebas, mantenimiento y adquisición que permiten que los sistemas evolucionen a medida que cambian las necesidades de la comunidad.

Civic Marketplace ha reunido contratos cooperativos clave para la preparación ante tormentas en un solo lugar, ayudando a las agencias a identificar rápidamente vías de adquisición para sistemas de alerta, comunicaciones, equipos de respuesta a emergencias, generadores, apoyo a la recuperación y servicios relacionados.