Cómo Quick Quote acelera las adquisiciones para el gobierno local

Solo el 58 % de las agencias utiliza plataformas tecnológicas para la búsqueda informal de proveedores y solicitudes de presupuesto, según el Center for the Advancement of Research and Excellence. La función Quick Quote de Civic Marketplace facilita y agiliza las etapas iniciales del proceso de contratación, permitiendo a los equipos de compras acceder más rápidamente a la información que necesitan de los proveedores para tomar decisiones de adquisición mejor fundamentadas.

¿Qué es Quick Quote?

Para las compras que se ajustan a los procedimientos de contratación autorizados de una agencia y a los requisitos de compra aplicables, Quick Quote en Civic Marketplace permite a los compradores obtener presupuestos de proveedores para bienes, equipos o servicios sin necesidad de realizar una licitación formal.

Los compradores publican una necesidad de abastecimiento, contactan a proveedores previamente validados, recopilan las respuestas dentro de la plataforma y comparan los presupuestos lado a lado con un resumen inteligente impulsado por IA. Todo el proceso se convierte en un registro auditable que puede exportarse como un resumen inteligente en formato csv/xls.

No se trata de una Solicitud de Propuesta (RFP) ni de una Solicitud de Presupuesto (RFQ) formal, ni sustituye a la licitación formal cuando la ley la exige. Piense en ello como un flujo de trabajo estructurado y más rápido para todo aquello que no requiere una licitación completa, y una forma más ágil de confirmar cuándo una compra sí la necesita. Uno de sus mayores beneficios es la capacidad de reducir la carga administrativa manteniendo la documentación y la visibilidad durante todo el proceso de contratación.

Tiempo del ciclo de RFP

A los equipos de contratación del sector público les toma, en promedio, unos 57 días llevar una Solicitud de Propuesta (RFP) desde su publicación hasta la adjudicación, con unas 80 horas de trabajo por proyecto (y más de 130 para proyectos complejos). Ese punto de referencia del NCPP también mostró que las etapas iniciales y la publicación de una RFP consumen la mitad de todo el tiempo dedicado al proyecto.

Como Brian Funderburk, vicepresidente de agencias de Civic Marketplace, compartió recientemente, un gerente de compras le comentó que a su equipo le toma alrededor de tres meses pasar de una idea inicial a un proceso de contratación activo.

Ese compromiso de tiempo significa que el trabajo previo a la licitación es fundamental: definir los requisitos, buscar proveedores fiables, solicitar presupuestos informales, conciliar respuestas en formatos inconsistentes y decidir si la compra realmente justifica una licitación formal. A menudo, esto todavía se hace mediante correos electrónicos y hojas de cálculo, frecuentemente por un equipo de compras de una a tres personas que debe atender múltiples departamentos.

Quick Quote es una herramienta integrada en la plataforma Civic Marketplace diseñada para ayudar a acelerar ese trabajo; es posible que descubra que puede asegurar un proveedor sin necesidad de un proceso de licitación formal en absoluto. Puede ayudar a las agencias a recopilar inteligencia de mercado e información de proveedores de manera más eficiente antes de determinar la vía de contratación adecuada.

¿Qué ventajas le ofrece el uso de Quick Quote?

Para los casos de uso adecuados, Quick Quote de Civic Marketplace permite cinco cosas en la contratación:

1. Contacto más rápido con proveedores

Garantizar la competencia entre proveedores suele ser un problema de visibilidad y alcance, más que de calidad. Según SmartCitiesDive, el 62% de las agencias recibe un promedio de solo 2 a 5 ofertas en sus licitaciones. Quick Quote permite contactar automáticamente a más de 490 proveedores preseleccionados, segmentados por código NIGP, para que el proyecto llegue a los proveedores adecuados desde el primer momento. Las agencias mantienen el control total sobre la participación de los proveedores, los requisitos de competencia y las decisiones de contacto con los vendedores.

2. Visibilidad de precios desde el inicio

Los presupuestos suelen establecerse antes de haber tenido contacto con el mercado. Nuestra función Quick Quote ayuda a los equipos de compras a conocer precios orientativos en una fase temprana de la planificación, en un formato que puede compararse fácilmente con otros proveedores. Estas cotizaciones no son vinculantes y también pueden servir para alimentar los procesos de planificación presupuestaria y de adquisiciones de la agencia.

3. Recopilación de cotizaciones más estructurada

Muchas agencias mantienen procedimientos de compra documentados basados en cotizaciones para adquisiciones por debajo de los umbrales de licitación formal. Quick Quote estandariza esta recepción de ofertas, la formatea y captura automáticamente el registro de auditoría.

4. Menos intercambio manual de información

Las aclaraciones, preguntas y respuestas, y archivos adjuntos se integran en el registro de la solicitud. Los proveedores responden siempre en el mismo lugar y el resumen auditable se obtiene en una sola exportación. Las decenas de horas de trabajo administrativo que conllevan los flujos de trabajo manuales se reducen a una fracción del tiempo.

5. Mayor claridad en la toma de decisiones

Nuestra vista de comparación inteligente impulsada por IA y el resumen exportable también son ideales para las conversaciones con las partes interesadas internas. La información recopilada puede respaldar la planificación de adquisiciones, las discusiones con los interesados, las decisiones sobre estrategias de abastecimiento y las actividades de gobernanza de compras. Puede utilizarse para decidir si adjudicar directamente a partir de la cotización, tramitar la compra a través de un contrato cooperativo existente o escalar a una RFP formal si fuera necesario.

Cuándo funciona mejor

Quick Quote ayuda a las agencias a lograr el trío de la adquisición: tiempo, costo y calidad, simplificando el contacto con los proveedores y organizando las respuestas en un solo lugar. Las agencias pueden avanzar más rápido, obtener una mejor visibilidad de los precios, evaluar las opciones de los proveedores con confianza y mantener un registro claro y documentado que refuerce la transparencia, la rendición de cuentas y la toma de decisiones.

Quick Quote es ideal para compras que no requieren una licitación formal y que se realizan de acuerdo con las políticas de compra y los requisitos de adquisición aplicables de su agencia. Ya sea que esté recopilando precios presupuestarios u orientativos, comparando opciones de proveedores, validando un enfoque de compra o actualizando precios para una categoría existente, Quick Quote mantiene el proceso simple, organizado y eficiente.

Quick Quote no sustituye a una licitación formal cuando esta es necesaria. Para los equipos que necesitan ayuda para determinar qué camino seguir, los asesores de adquisiciones de Civic Marketplace, antiguos líderes de compras del sector público, pueden guiarle a través de los detalles específicos.

Para las compras que se realizan a través de un contrato cooperativo adjudicado, utilice Coop Quotes; para todo lo demás, utilice Quick Quote.