Cómo Quick Quotes Cambia las Adquisiciones

Solo el 58% de las agencias utilizan tecnología para la contratación informal y las solicitudes de cotización, según el Centro para el Avance de la Investigación y la Excelencia. La función Quick Quotes de Civic Marketplace está cambiando las etapas iniciales del proceso de adquisición, dando a los equipos de compras un acceso más rápido a la información que necesitan de los proveedores para tomar decisiones de adquisición mejor informadas.

El RFP: un gran consumidor de tiempo

Los equipos de adquisición del sector público tardan una media de 57 días en llevar un RFP desde su publicación hasta la adjudicación, con unas 80 horas de personal por proyecto (y más de 130 para proyectos más complejos). Ese parámetro de referencia del NCPP también mostró que las etapas iniciales y la publicación de un RFP consumen la mitad de todo el tiempo dedicado al proyecto.

Como Brian Funderburk, vicepresidente de Agencias de Civic Marketplace, compartió recientemente, un gerente de adquisiciones le dijo que a su equipo le lleva unos tres meses pasar de una idea inicial a un proceso de adquisición activo.

Ese compromiso de tiempo significa que el trabajo previo al RFP es particularmente importante: definir los requisitos, buscar proveedores creíbles, solicitar cotizaciones informales, conciliar respuestas en formatos inconsistentes y decidir si la compra realmente justifica una licitación formal. Esto a menudo todavía se hace por correo electrónico y hojas de cálculo, a menudo por un equipo de adquisiciones de una a tres personas distribuidas en varios departamentos.

Quick Quotes es una herramienta integrada en la plataforma Civic Marketplace para agilizar ese trabajo, y es posible que descubra que puede conseguir un proveedor sin necesidad de un RFP.

¿Qué es Quick Quotes?

Para compras por debajo del umbral de gasto informal de una agencia, Quick Quotes en Civic Marketplace permite a los compradores recopilar cotizaciones competitivas de proveedores preseleccionados para bienes, equipos o servicios, sin realizar una licitación formal.

Los compradores publican una necesidad de abastecimiento, contactan a proveedores preseleccionados, recopilan respuestas dentro de la plataforma y comparan cotizaciones una al lado de la otra con un resumen inteligente impulsado por IA. Todo el proceso se convierte en un registro auditable, que puede exportarse como un resumen inteligente en formato csv/xls.

No es un RFP, RFQ o RFI formal, ni tampoco reemplaza una licitación formal cuando la ley lo exige. Piense en ello como un flujo de trabajo más rápido y estructurado para todo aquello que nunca debería necesitar un RFP completo, y una forma más rápida de confirmar cuándo una compra realmente lo requiere.

¿Qué cambia?

Para los casos de uso adecuados, Quick Quotes de Civic Marketplace cambia cinco aspectos para las adquisiciones por debajo del umbral:

Contacto más rápido con proveedores

Garantizar la competencia entre proveedores suele ser un problema de visibilidad y alcance, más que de calidad. Según SmartCitiesDive, el 62% de las agencias recibe un promedio de solo 2 a 5 ofertas en sus solicitudes de propuestas (RFP). Quick Quotes permite contactar automáticamente a más de 490 proveedores preseleccionados, segmentados por código NIGP, para que el proyecto llegue a los proveedores adecuados desde el primer momento.

Visibilidad de precios con antelación

Los presupuestos suelen establecerse antes de cualquier interacción con el mercado. Nuestra función Quick Quotes ayuda a los equipos de compras a ver precios indicativos en una fase más temprana de la planificación, en un formato que puede compararse fácilmente con otros proveedores.

Recopilación de cotizaciones más estructurada

La mayoría de las jurisdicciones locales requieren algún tipo de “tres ofertas y una compra” para compras por debajo del umbral, con documentación que muestre a quién se le solicitó, cuándo y qué precio se ofreció. Quick Quotes estandariza esta recepción de ofertas, la formatea y captura automáticamente el registro de auditoría.

Menos idas y venidas manuales

Las aclaraciones, preguntas y respuestas (Q&A) y los archivos adjuntos residen dentro del registro de la solicitud. Los proveedores responden siempre en el mismo lugar y el resumen auditable es una única exportación. Las decenas de horas de trabajo administrativo que provienen de los flujos de trabajo manuales se condensan en una fracción del tiempo.

Mayor claridad para las decisiones futuras

Nuestra vista de comparación inteligente impulsada por IA y el resumen exportable también son excelentes para las conversaciones con las partes interesadas internas. Se puede utilizar para decidir si adjudicar directamente a partir de la cotización, canalizar la compra a través de un contrato cooperativo existente o escalar a una RFP formal si es necesario.

Cuándo funciona mejor

La función Quick Quotes brilla cuando el gasto está por debajo del umbral de compra informal de una agencia (normalmente entre $10K y $100K, según el estado). Es ideal cuando los equipos desean precios orientativos antes de comprometerse con un proceso formal, al comparar opciones para una validación temprana o al actualizar precios en una categoría conocida.

Quick Quotes no sustituye a una RFQ, RFP o RFI formal cuando esta es requerida. Para los equipos que necesitan ayuda para determinar qué camino seguir, los asesores de adquisiciones de Civic Marketplace –antiguos líderes de adquisiciones del sector público– pueden explicar los detalles.

Para las compras que deben realizarse a través de un contrato cooperativo adjudicado, utilice Coop Quotes; para todo lo demás donde la velocidad y las opciones importan más, utilice Quick Quotes.

Reserve una llamada con uno de nuestros exlíderes de adquisiciones del sector público para ver cómo Quick Quotes puede funcionar para su equipo.