Modelo de política para el uso de cooperativas

Actualizado el
July 23, 2026

Civic Marketplace ha desarrollado un modelo de política para el uso de Acuerdos de Compra Cooperativa para agencias gubernamentales locales. La mayoría de las agencias cuentan con manuales de compra formales y por escrito; sin embargo, no todas tienen capítulos o secciones que establezcan políticas y procedimientos para el uso de compras cooperativas.

El modelo de política que se presenta a continuación se estableció utilizando las mejores prácticas y la orientación del National Institute of Governmental Purchasing (NIGP), la National Association of State Procurement Officials (NASPO), la Government Finance Officers Association (GFOA) y agencias gubernamentales locales como las ciudades de Dallas, McKinney y otras.

Aunque existen muchas organizaciones cooperativas en todo el país, aquí presentamos solo algunos ejemplos de cooperativas.

Por último, recomendamos encarecidamente leer Strategic Use of Cooperative Procurement del Institute for Public Procurement (NIGP), agosto de 2023. Puede encontrar el enlace aquí.

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Acuerdos de compra cooperativa

Propósito

Esta política establece la autoridad, los principios rectores y los procedimientos paso a paso que permiten a la [Ciudad/Condado/Distrito] adquirir bienes y servicios a través de acuerdos de compra cooperativa debidamente licitados ("Co-Ops") cuando sea demostrablemente en el mejor interés del público. Se alinea con las mejores prácticas reconocidas a nivel nacional publicadas por el National Institute of Governmental Purchasing (NIGP), la National Association of State Procurement Officials (NASPO), la Government Finance Officers Association (GFOA) y las agencias gubernamentales locales, al tiempo que incorpora los requisitos legales establecidos en las leyes estatales de cooperación interlocal y las disposiciones de la carta orgánica local.

Alcance

Esta política se aplica a todos los [departamentos, divisiones, juntas y programas financiados mediante subvenciones] de la [Ciudad/Condado/Distrito] que busquen adquirir bienes y servicios a través de contratos cooperativos, incluyendo, entre otros, contratos regionales, estatales, nacionales o de contratación pública.

Cubre la adquisición de suministros, equipos, tecnología de la información y servicios (excluyendo aquellos que la ley estatal prohíba específicamente mediante compra cooperativa).

No sustituye los requisitos de las subvenciones federales; los usuarios deben incorporar cualquier cláusula adicional exigida por el 2 CFR 200 cuando se utilicen fondos federales.

Definiciones

  • Compra cooperativa: Un método de adquisición en el que múltiples entidades gubernamentales se unen para solicitar, adjudicar y utilizar contratos de bienes y servicios de manera competitiva, o para utilizar contratos solicitados competitivamente por otra entidad gubernamental u organización cooperativa con el fin de obtener mejores precios, condiciones y eficiencias administrativas.
  • Acuerdo interlocal: Un acuerdo entre agencias gubernamentales con el propósito de compartir recursos o realizar proyectos que beneficien a sus respectivas jurisdicciones.
  • Agencia líder: La entidad pública u organización cooperativa responsable de la licitación competitiva y la adjudicación de un contrato del cual dependen otros miembros.
  • Entidad adherida: La entidad gubernamental que accede o se "suma" a un contrato cooperativo o intergubernamental existente.
  • Licitación conjunta: ocurre cuando dos o más entidades agregan sus necesidades individuales en un único proceso de licitación en el que cada entidad queda vinculada al contrato resultante de este esfuerzo, brindando a los posibles proveedores una comprensión clara del volumen y los requisitos de nivel de servicio necesarios para respaldar a las entidades involucradas.
  • Adhesión (Piggybacking): Un método retrospectivo que permite a agencias adicionales aprovechar ("sumarse") un contrato existente que fue solicitado competitivamente por una agencia líder.
  • Organización de compras cooperativas: Una organización de compras en grupo que administra contratos cooperativos y cobra tarifas administrativas a los miembros y/o proveedores.

Autoridad legal y estatutaria

  1. Estatuto estatal de cooperación interlocal. Bajo [insertar cita estatal —p. ej., Código de Gobierno de Texas, Cap. 791] los gobiernos locales pueden contratar entre sí o con una organización de compras cooperativas, siempre que se observen las restricciones estatutarias.
  1. Carta orgánica y ordenanzas locales. La Carta de la [Ciudad/Condado/Distrito] y el § ___ del Código autorizan al [Oficial de Compras] a participar en acuerdos de compra intergubernamentales, sujetos a los umbrales de aprobación del Concejo/Junta.
  1. Programas federales. Cuando se utilizan fondos federales, se aplican las secciones 2 CFR 200.318–326. El Programa de Compras Cooperativas de la GSA también puede utilizarse para artículos de TI o seguridad pública.

Declaración de política

La [Ciudad/Condado/Distrito] reconoce el valor de los acuerdos de compra cooperativa como un medio para mejorar la eficiencia, aprovechar las economías de escala, mejorar el acceso a proveedores de calidad, reducir los costos administrativos y proporcionar precios competitivos para bienes y servicios. Es política de la [Ciudad/Condado/Distrito] maximizar el valor para los contribuyentes mediante el uso de contratos cooperativos cuando:

  • El contrato fue licitado de forma competitiva de una manera que cumple con los estándares de la organización;
  • Se considera que los precios, los términos y los plazos de entrega son iguales o mejores que los que la organización podría obtener por su cuenta;
  • El uso de la cooperativa no disminuye las oportunidades para proveedores locales o diversos más allá de lo que implicaría una licitación interna; y toda la documentación, aprobaciones e informes requeridos a continuación se han cumplido.

Representante oficial

El [Departamento de Servicios de Adquisiciones] actúa como representante oficial de la [Ciudad/Condado/Distrito] en todos los asuntos relacionados con los programas de compras cooperativas, incluida la adquisición de bienes y servicios a un proveedor bajo cualquier contrato.

Principios rectores

La [Ciudad/Condado/Distrito] utilizará los siguientes principios rectores generales para ayudar con los criterios de decisión.

  • Transparencia: Compartir abiertamente información sobre los procesos, decisiones y resultados de las adquisiciones para garantizar que todas las partes interesadas comprendan cómo se adjudican y utilizan los contratos.
  • Competencia: Fomentar una amplia participación de proveedores calificados para garantizar que los contratos se adjudiquen en función del mérito y precios competitivos.
  • Debida diligencia: Revisar y evaluar cuidadosamente los contratos cooperativos para garantizar que cumplan con los estándares legales, éticos y operativos antes de su uso.
  • Valor: Maximizar los beneficios para los contribuyentes buscando la mejor combinación de precio, calidad, servicio e innovación.
  • Ajuste estratégico: Garantizar que el acuerdo cooperativo se alinee con los objetivos, las políticas y las necesidades operativas de la organización.
  • Cumplimiento: Adhesión a todas las leyes, normativas y políticas internas aplicables durante todo el proceso de adquisición.

Elegibilidad y umbrales

[Nota: esta tabla será completada por la Ciudad/Condado/Distrito de acuerdo con sus leyes y normativas estatales y locales.]

(Las agencias pueden establecer límites más bajos si las normas federales o de subvenciones así lo requieren.)

Requisitos de diligencia debida

Antes de emitir una orden de compra o celebrar un contrato de servicios bajo un contrato cooperativo, el departamento solicitante debe completar la siguiente lista de verificación y archivarla en el registro oficial de adquisiciones:

  1. Verificar el método de licitación – Confirmar que la agencia líder utilizó un proceso competitivo (IFB/RFP/RFQ) anunciado públicamente y evaluado según los criterios publicados.
  1. Confirmar la validez del contrato – Comprobar que el plazo del contrato esté vigente y que la [Ciudad/Condado/Distrito] figure como participante elegible.
  1. Realizar una revisión de razonabilidad de precios – Comparar los precios cooperativos con licitaciones internas recientes, contratos estatales relevantes o índices de mercado.
  1. Evaluar el desempeño del proveedor – Revisar cualquier tarjeta de puntuación, referencia o historial de disputas disponible; contactar a la agencia líder si es necesario.
  1. Verificar los objetivos socioeconómicos – Determinar si se requieren cotizaciones de subcontratación de empresas locales, de minorías, de mujeres, de veteranos, pequeñas empresas o empresas históricamente subutilizadas (HUB).
  1. Revisión legal – Asegúrese de que las cláusulas de indemnización, seguros y legislación aplicable cumplan con los requisitos locales; adjunte condiciones especiales si es necesario.
  1. Verificación de fondos – Obtenga la confirmación de la unidad presupuestaria de que los fondos están disponibles.

Procedimientos

1. Identificación y evaluación de acuerdos de cooperación

  • [Los departamentos, divisiones, juntas y programas financiados mediante subvenciones] pueden identificar acuerdos de cooperación a través de organizaciones como:
  • Agencias estatales [Nota: enumere las agencias patrocinadas por el estado a las que su organización permite que sus empleados realicen compras (por ejemplo, Texas Buyboard, DIR, etc.)]
  • Otras alianzas de contratación pública regionales o nacionales [Nota: enumere las cooperativas a las que su organización permite que sus empleados realicen compras (por ejemplo, Alliance for Innovation (AFI), TXShare, Sourcewell (anteriormente NJPA), National Cooperative Purchasing Alliance (NCPA), etc.)]
  • Otras agencias públicas (por ejemplo, ciudades, condados y distritos que sean elegibles según los estatutos estatales o con los que la organización tenga un acuerdo interlocal de cooperación).

El personal debe verificar que la agencia principal haya realizado una licitación competitiva de conformidad con todas las leyes y reglamentos de contratación aplicables (consulte los requisitos de diligencia debida anteriores).

[Los departamentos, divisiones, juntas y programas financiados mediante subvenciones] deberán revisar los términos del contrato y asegurarse de que el acuerdo cumpla con los requisitos de la [Ciudad/Condado/Distrito] en cuanto a alcance, precios, vigencia del contrato y obligaciones de cumplimiento (como seguros, indemnizaciones y políticas de preferencia local cuando corresponda).

2. Proceso de aprobación

  • Todas las solicitudes para utilizar un contrato de cooperación deben enviarse al [Departamento de Servicios de Contratación] para su revisión y aprobación antes de realizar cualquier compra o ejecución de contrato.
  • El solicitante debe proporcionar documentación que incluya:
  • Copia del contrato o acuerdo de cooperación
  • Documentación de la licitación competitiva de la agencia líder (p. ej., RFP, tabulaciones de ofertas, documentación de adjudicación, prueba de publicación)
  • Memorando de justificación que explique por qué el contrato cooperativo es lo más conveniente para la Ciudad (p. ej., ahorro de precios, adquisición acelerada, bienes/servicios especializados, etc.)

El memorando de justificación (consulte el Apéndice A) debe incluir lo siguiente:

  • Describe la necesidad de adquisición y el valor estimado;
  • Identifica al menos un contrato cooperativo evaluado;
  • Explica por qué la cooperativa ofrece el mejor valor (p. ej., 12 % menos de costo unitario, 60 días de ahorro en el cronograma);
  • Indica cualquier impacto socioeconómico y las medidas de mitigación;
  • Confirma la finalización de la lista de verificación de diligencia debida; y
  • Solicita la autorización del Consejo/Junta para adherirse al contrato n.º ____ adjudicado por ____ (agencia líder).

El [Departamento de Servicios de Adquisiciones] revisará las presentaciones para verificar su cumplimiento y aprobará o denegará la solicitud por escrito.

3. Ejecución y documentación del contrato

  • Una vez aprobado, el [departamento, división, junta o programa financiado por subvenciones] puede proceder con la compra utilizando el contrato cooperativo.
  • Toda la documentación del contrato cooperativo, los registros de aprobación y los materiales de respaldo deben conservarse de acuerdo con las políticas de retención de registros de la Ciudad.
  • Los [departamentos, divisiones, juntas o programas financiados por subvenciones] deben asegurarse de que todas las compras realizadas a través de acuerdos cooperativos estén comprometidas y registradas en el sistema financiero de la Ciudad, según sea necesario para fines de auditoría y presentación de informes.

4. Informes y seguimiento

  • El [Departamento de Servicios de Adquisiciones] mantendrá una lista maestra de todos los acuerdos cooperativos utilizados por la [Ciudad/Condado/Distrito] y revisará su eficacia y cumplimiento anualmente.
  • Los [departamentos, divisiones, juntas o programas financiados por subvenciones] son responsables de supervisar el cumplimiento del contrato y notificar a Compras sobre cualquier problema o cambio en el alcance, los precios o los proveedores.

Usos prohibidos o limitados

Según los estatutos y reglamentos estatales o locales, ciertos productos y servicios no son elegibles para ser adquiridos a través de acuerdos cooperativos. Estos incluyen la siguiente lista. [Nota: esta lista variará según el estado]

  • Servicios de diseño profesional – Los servicios de ingeniería y arquitectura deben contratarse mediante selección basada en cualificaciones u otros métodos prescritos por [la ley estatal].
  • Compras fraccionadas – Los departamentos no pueden dividir los requisitos para mantenerse por debajo de los límites de aprobación.
  • Adiciones no competitivas a cooperativas. Cualquier material o servicio fuera del alcance original del contrato cooperativo requiere una licitación por separado, a menos que los documentos de licitación y contrato de la agencia principal lo permitan específicamente.

---Opcional----

[Nota: estos son procedimientos o políticas que pueden encontrarse en otras partes del manual de compras de la organización]

Listas de suministros federales

[Nota: las referencias en esta sección variarán según el estado. Este es un ejemplo de Texas.]

[Texas Local Government Code Section 271.103] establece que un gobierno local que compra bienes y servicios disponibles bajo las listas de suministros federales de la Administración de Servicios Generales de los Estados Unidos, en la medida permitida por la ley federal, cumple con el requisito del gobierno local de buscar ofertas competitivas para la compra de dichos bienes y servicios.

Bajo el Programa de Compras Cooperativas, las entidades gubernamentales estatales y locales pueden comprar una variedad de productos, software y servicios de tecnología de la información (TI) a partir de contratos adjudicados bajo el GSA Federal Supply Schedule 70, Tecnologías de la información.

Las entidades gubernamentales estatales y locales también pueden adquirir sistemas de alarma y señalización, sistemas de gestión de instalaciones, equipos de extinción de incendios y rescate, equipos de seguridad y aplicación de la ley, embarcaciones y equipos relacionados, vestimenta para fines especiales y servicios relacionados a partir de contratos adjudicados bajo el GSA Federal Supply

Schedule 84, Soluciones integrales para la aplicación de la ley, seguridad, sistemas de gestión de instalaciones, incendios, rescate, vestimenta para fines especiales, embarcaciones y respuesta ante emergencias/desastres.

Consideraciones para pequeñas empresas y negocios locales

En consonancia con la política de desarrollo económico local de [la Ciudad/el Condado/el Distrito], [los Departamentos, Divisiones, Juntas o programas financiados mediante subvenciones] deberán:

  • Evaluar si una licitación interna podría generar precios equivalentes al tiempo que se fomenta la participación de las empresas locales;
  • Cuando sea viable, establecer objetivos de subcontratación o exigir que el proveedor principal busque proveedores locales;
  • Realizar un seguimiento del gasto en empresas diversas en compras cooperativas para su inclusión en los informes trimestrales.

Capacitación y cumplimiento

  • Capacitación obligatoria. Todos los profesionales de adquisiciones y compradores de los departamentos deben completar el módulo en línea “Fundamentos de compras cooperativas” dentro de los 90 días posteriores a la adopción y cada tres años a partir de entonces.
  • Actualizaciones. El Oficial de Adquisiciones revisará esta política para reflejar los cambios en la legislación estatal, la orientación federal o las publicaciones de mejores prácticas (por ejemplo, las hojas de ruta de NIGP, NASPO, GFOA, NCPP).

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Apéndice A – Modelo de memorando de justificación para el uso de un contrato cooperativo

Para: [Departamento de Servicios de Adquisiciones, Administrador Municipal, etc.]

De: [Cargo/Departamento]

Fecha: [Fecha]

Asunto: Justificación para el uso de un contrato de compra cooperativa

El propósito de este memorando es proporcionar la justificación y la documentación necesarias para utilizar un contrato de compra cooperativa (“Co-Op”) en lugar de realizar un proceso de licitación competitiva formal para la adquisición que se describe a continuación.

Necesidad de adquisición y valor estimado

  • Necesidad de adquisición: Adquisición de [describir bienes/servicios], necesaria para [indique brevemente el propósito, p. ej., eficiencia operativa, reemplazo de equipos obsoletos, cumplimiento de requisitos legales, etc..].
  • Valor estimado: $[insertar cantidad], basado en estudios de mercado y en los precios disponibles en el contrato.

Contrato(s) cooperativo(s) evaluado(s)

  • Contrato: [Nombre de la cooperativa], Contrato n.º [insertar número], adjudicado por [Nombre de la agencia líder]
  • Evaluación: Se revisaron los términos, la estructura de precios, las calificaciones del proveedor y el cumplimiento de las leyes aplicables.

Análisis de mejor valor

  • El contrato cooperativo seleccionado ofrece ventajas significativas:
  • Ahorro de costos: El precio unitario es aproximadamente un 12 % más bajo que en licitaciones recientes para bienes/servicios comparables.
  • Ahorro de tiempo: Se prevé un ahorro de 60 días en el cronograma de adquisiciones al evitar un ciclo completo de licitación.
  • Garantía de calidad: El proveedor del contrato ha demostrado su desempeño y ofrece garantías y disposiciones de servicio sólidas.

Impactos socioeconómicos y medidas de mitigación

  • Se evaluaron los posibles impactos en las empresas locales, desfavorecidas y pequeñas. Aunque los contratos cooperativos pueden limitar la participación directa de proveedores locales, se recomiendan las siguientes medidas:
  • Incentivar a los proveedores principales a subcontratar con empresas locales siempre que sea posible.
  • Supervisar el cumplimiento del contrato para garantizar un beneficio continuo a la comunidad.

Declaración de diligencia debida

  • Se ha completado la lista de verificación de diligencia debida requerida, incluyendo la verificación del cumplimiento del contrato, la responsabilidad del proveedor y los requisitos legales.

Recomendación y solicitud

  • Basándome en los factores anteriores, solicito autorización para adherirme al contrato n.º [insertar número de contrato] adjudicado por [organismo principal]. Este enfoque es el más beneficioso para [Nombre de la entidad], ya que permite una adquisición ágil, rentable y conforme a la normativa de los bienes o servicios necesarios.

Quedo a su disposición si necesita información adicional o alguna aclaración.

[Bloque de firma]

[Nombre y cargo del responsable de adquisiciones]

[Información de contacto]